SISÄLLYSLUETTELO
Tervetuloa iChemistryyn
Kemikaalien hallintaan kuuluu tietää , minkä kemikaalien kanssa työskentelet, missä säilytät niitä ja miten ne voivat vaikuttaa työntekijöihin ja ympäristöön.
Helpottaakseen tätä kaikkea organisaatiosi on valinnut iChemistryn, online-kemianhallintajärjestelmän.
Tietoja tästä oppaasta
Oletko uusi käyttäjä iChemistryssä? Sitten tämä opas on sinua varten! Käymme läpi perusvaiheet, joita tarvitaan, jotta pääset alkuun matkalla kohti kemiallista vaatimustenmukaisuutta.
Jos tarvitset apua
Katso ohjeet iChemistryn toimintojen käyttämiseen tietokannastamme .
Jos tarvitset apua matkan varrella, ota rohkeasti yhteyttä asiakaspalveluumme:
support@intersolia.com +44 161 7131719
1. Tunnista vastuut ja roolit
- 1. Tunnista vastuut ja roolit
- 2. Rakenna organisaatiosi puu
- 3. Varasto
- 4. Tee seulonta
- 5. Riskinarvioinnit
- 6. Mukavuus – menestys!
Suosittelemme, että aloitat ensimmäiseksi tunnistamalla vastuut ja roolit, jotka sinulla on organisaatiossasi ja työskentelet kemikaalien hallinnan parissa. Ehkä sinä yksin teet kaiken työn, mutta jos et, on arvokasta käyttää hetki sen selvittämiseen, ketkä ihmiset osallistuvat työn onnistumiseen ajan myötä.
Olemme luoneet tämän matriisin esimerkkinä inspiraationa, jotta pääset alkuun:
|
Vastuu / henkilö |
Gabriel |
Amina |
Ralph |
Lisa |
|
Hallinnoi varastoa (varmista, että paikan päällä olevat kemialliset tuotteet heijastavat iChemistryn online-varastoa) |
X |
|
|
X |
|
Luo riskiarvioita |
X |
|
|
|
|
Allekirjoita riskiarviot |
|
X |
|
|
|
Tarkkaile rajoitus- ja kieltoluetteloita, kuten ehdokasluetteloa, ajan myötä |
|
|
X |
|
|
Pidä kirjaa yleiskatsauksen huomautuksista (punaiset liput osoittavat, että sinun on autettava meitä tuote-/toimittajatiedoissa) |
|
|
X |
|
|
Luo ja hallitse käyttäjiä |
|
X |
|
|
|
… |
|
|
|
|
Nimet voidaan tietysti myös korvata funktiolla, esim EHS-päällikkö, työmaapäällikkö, turvallisuusedustaja, johtaja jne.
Jos huomaat tässä vaiheessa, että saatat tarvita jonkinlaista koulutusta henkilökunnalle joko iCemistryssä tai lainsäädännöllisissä asioissa, EHS-konsulttimme räätälöivät mielellään koulutustilaisuuden sinulle. Ota yhteyttä tilivastaavaasi tai consulting@intersolia.com, jos olet kiinnostunut tästä. Voit myös katsoa nettisivuiltamme mahdolliset suunnitellut avoimet koulutukset: https://intersolia.com/training/
Määritä käyttäjät
Nyt kun olet tunnistanut vastuut ja roolit, sinulla on luultavasti hyvä käsitys siitä, mitkä ihmiset tarvitsevat ainutlaatuisia käyttäjiä iChemistryssä. Voit vapaasti lisätä niin monta käyttäjää kuin haluat ja tarvitset.
Kun saimme iChemistry-järjestelmäsi asetukset valmiiksi, vastuuhenkilölle lähetettiin tervehdyssähköpostiviesti, joka sisältää linkin, joka johtaa sinut suoraan sivulle, jolla luot ensimmäisen käyttäjän.
Kun käyttäjä on luotu, voit luoda lisää käyttäjiä siirtymällä kohtaan Asetukset > Käyttöoikeudet > Käyttäjät > Luo käyttäjä. (Voit kuitenkin tehdä tämän vaiheen myös organisaatiopuun luomisen jälkeen , jolloin määrität käyttäjän suoraan oikealle osastolle.)
Asiaankuuluvat artikkelit tietokannassa:
Luo uusi käyttäjä
Lisäasetukset: Luo uusi käyttöoikeusryhmä
TARKISTUSLISTA:
O Olemme tunnistaneet, mitkä vastuualueet ja ihmiset osallistuvat iChemistryn työskentelyyn.
O Ihmisille, jotka työskentelevät iChemistryn kanssa, on kerrottu heidän roolistaan.
O Ensimmäinen käyttäjä on luotu sähköpostissa olevan linkin kautta
O Vähintään yksi käyttäjä on luotu lisää valitsemalla Käyttäjäluettelo > Luo käyttäjä (Voit tehdä tämän vaiheen myös organisaatiopuun luomisen jälkeen.)
2. Rakenna organisaatiopuusi
- 1. Tunnista vastuut ja roolit
- 2. Rakenna organisaatiosi puu
- 3. Varasto
- 4. Tee seulonta
- 5. Riskinarvioinnit
- 6. Mukavuus – menestys!
Mistä aloittaa
Luo organisaatiopuu, joka kuvastaa fyysisiä toimintoja mahdollisimman tarkasti, ennen kuin aloitat iChemistryn täyttämisen kemiallisilla tuotteillasi.
Tunnista, mitä kutsut yrityksesi eri tasoiksi, ja piirrä mallikuva organisaatiopuusi rakenteesta. Ylimmät osastot eivät yleensä saa sisältää itse tuotteita, vaan niitä tulee käyttää vain rakenteeseen ja tuotetietojen yhteenvetoon myöhemmin korkealla tasolla. Hyvin organisoitu organisaatiopuu tekee työstäsi paljon helpompaa!
Jos olet monikansallinen yritys, luonnollinen alaosastojen ensimmäinen taso olisi maat, jota seuraa mahdollisesti kaupunki/jaosto/osasto/toimipaikka/liiketoiminta-alue, sitten erilaiset hallinnot/projektit tai vastaavat aina yksittäisiin huoneisiin ja kemian kaappeihin asti. . Jos toimit yhdessä maassa, kaupungit/liikealueet/osastot voivat olla hyvä alkutaso alaosastoille.
Esimerkki:
Luo/tarkista organisaatiopuusi
Kun olet tehnyt mallin siitä, minkä rakenteen haluat organisaatiopuullesi, siirry kohtaan Asetukset > Yleiset > Organisaatio ja luo ensimmäinen alaosastosi. Lisätietoja osastojen luomisesta ja siirtämisestä: Hallinnoi osastoa organisaatiopuussa
Jokaiselle osastolle voidaan määrittää yksi tai useampi vastuuhenkilö, jonka seuraaminen päivittäisessä toiminnassa voi olla hyödyllistä. Jos haluat lisätä sen, siirry kohtaan Asetukset > Yleiset > Osastotiedot ja lisää henkilö kohtaan Yhteystiedot ja vastuut.
Asiaankuuluvat artikkelit tietokannassa:
Hallitse osastoja organisaatiopuussa
TARKISTUSLISTA:
O Olemme tehneet ensimmäisen mallin organisaatiopuumme rakenteesta.
O Olemme luoneet organisaatiopuumme alaosastoilla.
O Tiedämme, kuka vastaa päivittäisistä toiminnoista eri osastoilla. Jos haluat: Lisää nämä ihmiset Yhteystiedot ja vastuut -kohtaan valitsemalla Asetukset > Yleiset > Osastotiedot.
3. Inventointi
- 1. Tunnista vastuut ja roolit
- 2. Rakenna organisaatiosi puu
- 3. Varasto
- 4. Tee seulonta
- 5. Riskinarvioinnit
- 6. Mukavuus – menestys!
Valmistele inventaario
Nyt sinulla on organisaatiopuusi kunnossa ja olet valmis täyttämään osastot tuotteilla!
Jos olet suuri organisaatio, suosittelemme tunnistamaan jokaisella osastolla inventoinnista vastaavat henkilöt ja varmistamaan, että kaikki nämä henkilöt ovat alusta alkaen mukana digitaalisessa inventaarioprosessissa iChemistryssä.
Todennäköisesti sinulla on jo jonkinlainen koottu dokumentaatio käyttämistäsi tuotteista, ehkä kansio, jossa on SDS (turvallisuustiedotteet) tai jokin muu kemikaalien hallintajärjestelmä. Aloita sieltä ja täydennä sitä tekemällä fyysinen inventaario (siitä, mitä sinulla on hyllyilläsi/toiminnassasi).
Inventoinnissa on suuri apu, jos sinulla on pääsy kemiallisten tuotteiden käyttöturvallisuustiedotteisiin. Sinun olisi pitänyt saada nämä toimittajaltasi, tai ne löytyvät usein toimittajasi verkkosivustolta. Syy, miksi sinun on hyödyllistä päästä käsiksi tuotteiden SDS-tietoihin ennen tuotteiden lisäämistä kemiaan, on se, että tuotteiden löytäminen tietokannasta on paljon helpompaa. Voit siis olla varma, että lisäät/pyydät oikean tuotteen!
Lisää tuotteet
Nyt on aika lisätä tuotteet iChemistryyn! Varmista, että olet oikealla osastolla tarkistamalla, mikä osasto on lihavoitu organisaatiopuussa.
Siirry varastomoduuliin Työkalut > Varasto ja napsauta Lisää. Intersolia-tietokannassamme on tuhansia tuotteita, joten sinun on ensin katsottava, onko meillä jo tuotteesi siellä etsimällä niitä.
Suosittelemme hakemaan käyttämällä tuotenimeä SDS-osiosta 1. Kokeile hakua Maailmanlaajuiset tuotteet -välilehdeltä – näin teet hakuja koko maailmanlaajuisesta käyttöturvallisuustiedotteiden tietokannastamme. Jos et saa tuloksia kauppanimestä, yritä etsiä myös toimittajan tuotenumeroa, jos heillä on sellainen, joka löytyy myös käyttöturvallisuustiedotteesta.
Jos tarkka tuotenimi tai tuotenumero ei tuota hakutulosta, voit olettaa, että tämä tuote ei ole vielä tietokannassamme ja voit pyytää sitä SDS-tiimiltämme napsauttamalla Pyydä. Jos teet ensimmäisen inventaarion osastolla monista tuotteista, on hyvä idea koota kaikki pyynnöt luetteloon ja lähettää koko luettelon osoitteeseen sds@cs-environment.com , niin he luovat kaikki tuotteet osoitteessa kerran. Jos mahdollista, lisää tähän sähköpostiin mahdollisimman monen tuotteen käyttöturvallisuustiedote.
Jatka tätä työtä kaikilla osastoilla, joille tuotteita tulisi lisätä. Kun olet valmis, keskustele näistä kysymyksistä tiimisi kanssa:
- Miten varastomme säilyy ajan mittaan, kun lopetamme tuotteiden käytön tai otamme käyttöön uusia?
- Kuka vastaa eri osastoilla?
- Kuinka usein haluamme tarkistaa, että iChemistryn varasto heijastelee fyysistä varastoamme?
Ohjeita tuotteiden lisäämiseen on tässä ohjevideossa: Video: Kuinka lisätä tuotteita iChemistryyn
Asiaankuuluvat artikkelit tietokannassa:
Kuinka kopioida tai siirtää tuotteita varastossa
Vuotuinen kulutus ja enimmäissäilytys
TARKISTUSLISTA:
O Olemme tehneet ensimmäisen fyysisen inventaarion.
O Olemme lisänneet tuotteet iChemistryyn.
O Meillä on suunnitelma, kuinka iChemistryn varasto pysyy ajan tasalla.
Onnittelut! Nyt Intersolia ottaa haltuunsa ja pitää tuotteidesi käyttöturvallisuustiedotteet ajan tasalla! Kaikkien tietokannan uusien tuotteiden osalta pyrimme digitalisoimaan näiden tietojen tiedot. Jos haluat lisätietoja SDS-palvelustamme, lue tämä artikkeli Tietokannasta: SDS-palvelu . Jos haluat seurata käyttöturvallisuustietojesi tilaa yleiskatsauksessa, esim Katso, milloin ne ovat täysin digitalisoituneet ja tiedot ovat käytettävissäsi, lue tämä artikkeli Tietokannassa: Status SDS update .
4. Tee seulonta
- 1. Tunnista vastuut ja roolit
- 2. Rakenna organisaatiosi puu
- 3. Varasto
- 4. Tee seulonta
- 5. Riskinarvioinnit
- 6. Mukavuus – menestys!
VAU! Tuotteesi ovat nyt saatavilla iChemistryssä ja voit alkaa käyttää arvokkaita tietoja, joita saamme tuotteidesi käyttöturvallisuustiedotteista!
Haluamme kannustaa sinua tekemään ensiseulonnan kemiallisista tuotteistasi ja niihin liittyvistä toiminnoista: Onko meillä suuria riskejä työympäristössä, ja jos on, missä ne ovat?
Alla on kolme ehdotusta saadaksesi tietää, mistä aloittaa etsiminen. Valitse sinulle parhaiten sopiva.
Tunnista vaarat
-
Prioriteettipisteet 1-5 riskinarviointimoduulissa
iChemistryn riskinarviointimoduulista löydät kullekin tuotteelle suositellun prioriteetin arvosanan korkeimmasta (1) alimpaan prioriteettiin (5). Pistemäärä asetetaan automaattisesti, pääasiassa käyttöturvallisuustiedotteen vaaratietojen perusteella, ja sitä voidaan käyttää ohjeena, mistä tuotteista aloittaa.
-
Työprosessit lähtökohtana
Tunnet yrityksesi hyvin, joten voit aloittaa myös sellaisilla toimilla, joiden tiedät olevan suuri riski alusta alkaen.
Esimerkiksi:
- Useimmiten suoritetut toiminnot.
- Prosessit, joissa käytetään erittäin vaarallisia kemikaaleja
- Prosessit, joissa käytetään suuria määriä kemikaaleja.
- Prosessit, joihin liittyy lisäriskin lähteitä, kuten pölyä tai lämpöä.
- Aikaisemmin tunnistetut vaaralliset prosessit, erityisesti jos aikaisempia onnettomuuksia on tapahtunut.
-
Priorisoi yleiskatsauksen avulla
Yleiskatsaus-sivulla on osio nimeltä Rajoitus- ja kieltoluettelot. Voit käyttää näitä luetteloita lähtökohtana. (Huomaa, että kaikissa järjestelmissä ei ole tätä toimintoa, vaan ne voivat käyttää laajennettua raporttia.)
Jos sinulla on esimerkiksi tuotteita jossakin näistä luetteloista, sinun tulee kiinnittää erityistä huomiota niiden riskinarviointiin:
- REACH-asetuksen liitteen XIV lupaluettelo
- SVHC (erittäin huolta aiheuttavat aineet)
- CMR (karsinogeeninen, mutageeninen ja lisääntymiselle vaarallinen)
Asiaankuuluvat artikkelit tietokannassa:
Yleistä tietoa rajoitus- ja kieltoluetteloista
TARKISTUSLISTA:
O Olemme avanneet riskinarviointimoduulin tarkastellaksemme tuotteidemme prioriteettipisteitä 1-5.
O Olemme tarkastelleet Yleiskatsaus > Rajoitus ja kielto
O Meillä on suunnitelma siitä, mihin kemiallisiin tuotteisiin/riskilähteisiin aletaan tehdä riskiarvioita.
Hyvää työtä! Nyt olet tehnyt alustavan seulonnan ja tunnistanut toiminnot kemikaalien kanssa, joita pidetään erityisen vaarallisina tai joita tehdään suuressa mittakaavassa. Kun tunnet olevasi valmis, suosittelemme aloittamaan riskinarvioinnin!
5. Riskianalyysit
- 1. Tunnista vastuut ja roolit
- 2. Rakenna organisaatiosi puu
- 3. Varasto
- 4. Tee seulonta
- 5. Riskinarvioinnit
- 6. Mukavuus – menestys!
Riskinarvioinnit ovat tärkeä tapa tunnistaa ja hallita työpaikan vaaroja. Riskinarvioinnit tulee aina liittää kemiallista tuotetta käytettäessä suoritettuun toimintaan , ei itse tuotteeseen. Siksi olemme päättäneet kutsua sitä iChemistry- aktiviteetiksi .
Luo ensimmäiset riskiarviot
Riskinarvioinnin kaikissa vaiheissa on ohjemateriaalia kysymysmerkkien ja työkaluvihjeiden muodossa paikoissa, joissa tiedämme, että voi olla erityisen vaikeaa arvioida, mitä tietoja lisättäväksi.
Riippuen siitä, minkä tuotteen olet valinnut aluksi, riskinarviointi käynnistää erilaisia toimintoja ja varoituksia. Jos tuotteelle ei esimerkiksi ole olemassa vaaraluokitusta, iChemistry ehdottaa "kevyt" versiota riskinarvioinnista, kun taas jos se tunnistaa tuotteen esim. karsinogeeninen, se näyttää sinulle tämän selvästi ja antaa sinulle ylimääräisen varoituksen henkilöstön suojelemisesta, joka sinun on vahvistettava.
Jos tarvitset apua
Jos sinusta tuntuu, että sinulla ei ole aikaa, tietoa tai resursseja riskinarviointityön tekemiseen, tarjoamme tähän konsultointipalveluja. Jos tämä kiinnostaa, voit ottaa suoraan yhteyttä tilivastaavaasi tai konsultteihimme osoitteessa consulting@intersolia.com .
Turvallisuuslomake
Meillä on iChemistryssä kahdenlaisia käyttöturvallisuustiedotteita: toimintoperusteisia ja tuotepohjaisia. Toimintopohjaisen tulee sisältää tiedot käsittelyohjeista ja se on tärkeä työkalu työntekijöiden turvallisuuden pitämiseksi kemikaalien parissa. Riskinarvioinnissa luot toimintokohtaiset käyttöturvallisuustiedotteet kohdassa Käsittelyohjeet.
Tuotekohtainen käyttöturvallisuustiedote luodaan automaattisesti tuotteiden ominaisuuksista ja on heti saatavilla, joten sitä voi käyttää, kunnes olet tehnyt tuotteelle riskiarvioinnin. Sen jälkeen suosittelemme toimintokohtaisen käyttöturvallisuustiedotteen käyttöä. Tuotepohjaista turvallisuutta kutsutaan myös "yleiseksi käyttöturvallisuustiedotteeksi".
Kun olet suorittanut kaikki riskinarvioinnin vaiheet, löydät toimintoihin perustuvat käyttöturvallisuustiedotteet Omasta luettelosta, tuotesivulta (iSafe) ja Open Access -nimisen lisäominaisuuden kautta.
Asiaankuuluvat artikkelit tietokannassa:
Käsittelyohjeet - Siirrä tiedot käyttöturvallisuustiedotteesta
Käyttöturvallisuustiedote - yleinen tai toimintoperusteinen
Mikä on käyttöturvallisuustiedote?
TARKISTUSLISTA:
O Olemme laatineet ja allekirjoittaneet ensimmäiset riskiarvioinnit.
O Olemme tarkastelleet tuotteen toimintoperusteista käyttöturvallisuustiedotetta, jossa on allekirjoitettu riskiarviointi.
O Olemme sopineet roolit riskinarviointityössä: Tiedämme, kuka ne suorittaa ja kuka allekirjoittaa ne eri osastoilla.
6. Vaatimustenmukaisuus – menestys!
- 1. Tunnista vastuut ja roolit
- 2. Rakenna organisaatiosi puu
- 3. Varasto
- 4. Tee seulonta
- 5. Riskinarvioinnit
- 6. Mukavuus – menestys!
Hyvää työtä! Nyt olet hyvällä matkalla kohti kaikkien kemikaalien hallinnan lakien ja määräysten noudattamista. Sinulla on täydellinen luettelo kemiallisista tuotteistasi eri osastoilla, olet tehnyt riskiarvioinnit näiden tuotteiden kanssa suoritetuista toimista ja sinulla on selkeä kuva siitä, missä vaarasi ovat ja kuka on vastuussa kemikaalien kanssa työskentelyn eri osista. hallinta.
Kuinka pitää se yllä
T vaikein osa on ohitsesi, ja Intersolia pitää nyt tuotteesi ajan tasalla ja opastaa sinua eri tavoin noudattamaan uusinta kemikaalilainsäädäntöä. Kemiallisten tuotteiden käyttö ei kuitenkaan ole täysin staattista, joten suosittelemme kokoamaan tiimisi uudelleen ja varmistamaan, että jaat saman näkemyksen siitä, kuinka usein tarkistetaan, että kaikki on ajan tasalla. Tässä on joitain kysymyksiä, joista voit keskustella:
- Miten toimimme, kun työntekijät haluavat lisätä/lopettaa jonkin kemiallisen tuotteen käytön?
- Kuinka usein haluamme tarkistaa, että iChemistryn varasto vastaa fyysistä varastoa?
- Kenen vastuulla on riskiarviointien tarkistaminen tilanteessa, jossa toiminnan edellytykset muuttuvat?
-
Kuka seuraa Yleiskatsaus-toimintoa, jossa näytämme, onko SDS-päivityksessä tai tehtäväluettelon kohteita koskevia huomautuksia?
Jos tarvitset apua
Ota rohkeasti yhteyttä EHS-asiantuntijoihimme, jos koet tarvitsevasi apua konsulttitiimiltämme.
He voivat auttaa sinua strategian laatimisessa, tulkitsemaan lainsäädännön vaikutusta liiketoimintaasi, koulutuksia, käyttöturvallisuustiedotteiden laatimista ja paljon muuta kemikaalien hallinnan alalla. Älä epäröi ottaa yhteyttä, niin keskustellaan tarpeistasi EHS-palveluiden suhteen. Ota yhteyttä asiakasvastaavaasi tai suoraan konsultteihimme osoitteessa consulting@intersolia.com
Jos sinulla on järjestelmään liittyviä kysymyksiä iChemistrystä, ota yhteyttä asiakaspalveluun: support@intersolia.com
TARKISTUSLISTA:
O Tiedämme, kuinka pidämme digitaalisen tuotevalikoimamme ja riskiarviomme ajan tasalla.
O Tiedämme, kuka on vastuussa yleiskatsauksen tehtävälistan tarkistamisesta eri osastoilla.
Hienoa työtä ja jälleen kerran, tervetuloa iChemistryyn!
/Intersolia-tiimi