Hvordan kan vi hjelpe deg?
  1. Løsning - startside
  2. Knowledge base
  3. Kom i gang

Trinn-for-steg guide for nye kunder

Denne artikkelen har blitt oversatt med maskinoversettelse.


INNHOLDSFORTEGNELSE


Velkommen til iChemistry

Kjemikaliehåndtering inkluderer å vite hvilke kjemikalier du arbeider med, hvor du oppbevarer dem og hvordan din håndtering kan påvirke de ansatte og miljø. Dette inkluderer alle aspekter av kjemikalier - produksjon, prosessering, behandling, emballasje, lagring, transport, bruk, avhending, destruksjon, konvertering og sammenlignbare prosedyrer.



For at du skal Håndter dette effektivt, har organisasjonen din valgt iChemistry, et nettbasert kjemikaliehåndteringssystem.


Om denne guiden

Er du ny bruker i iChemistry? Da er denne guiden for deg! Vi vil gå gjennom de enkel trinnene som trengs for å komme i gang på reisen mot kjemisk overholdelse.


Hvis du trenger hjelp

For instruksjoner om hvordan du bruker funksjonene til iChemistry, vennligst ta en titt på vår kunnskapsbase .

Skulle du trenge hjelp med iChemistry underveis, ikke nøl med å kontakte vår kundeservice:

support@intersolia.com +47 571 199 56

For questions or requestsregarding safety data sheets : sds@cs-environment.com


Våre HMS-konsulenter bringer med seg mange års erfaring og dyp ekspertise innen kjemikaliehåndtering, så hvis du trenger hjelp, ta gjerne kontakt med våre HMS-konsulenter på consulting@intersolia.com , så kan vi skreddersy våre konsulenttjenester til dine behov.



1.Identifiser ansvarsområder og roller



Vi anbefaler, som et første steg, å begynne med å identifisere ansvarsområdene og rollene du har i organisasjonen din, som arbeider med kjemikaliehåndtering.Kanskje det er du alene som vil gjøre alt arbeidet, men hvis ikke, er det verdifullt å ta et øyeblikk for å identifisere hvilke personer som vil være involvert i å gjøre arbeidet vellykket over tid.


Vi har laget denne matrisen som et eksempel, bare som inspirasjon for å komme i gang:

Ansvar / Person

Gabriel

Amina

Ralph

Lisa

Håndter vareopptelling (sørg for at de kjemiske produktene på stedet gjenspeiler den elektroniske vareopptelling i iChemistry)

X

X

Lag risikovurderinger

X

Signer risikovurderinger

X

Overvåke restriksjons- og forbudslister, som kandidatlisten, over tid

X

Hold oversikt over restriksjoner i Oversikten (røde flagg som viser at du må hjelpe oss med produkt-/leverandørinformasjon)

X

Opprett og Håndter brukere

X

Sørg for at de ansatte har den riktige informasjonen tilgjengelig for dem X



…

Navn kan selvfølgelig også bli erstattet av funksjon, f.eks. EHS leder, sted leder, sikkerhetsrepresentant, leder osv.


Hvis du innser i dette trinnet at du kanskje trenger en form for opplæring for de ansatte, enten i iChemistry eller med lovgivningsmessige forhold, er våre EHS-konsulenter glade for å tilpasse et opplæringsarrangement for deg. Kontakt din kontoansvarlig eller consulting@intersolia.com hvis du er interessert i dette. Du kan også ta en titt på nettsiden vår for eventuelle planlagte åpne opplæringer: https://intersolia.com/training/

Sett opp brukere

Nå som du har identifisert ansvar og roller, har du sannsynligvis en god forståelse av hvilke personer som trenger unike brukere i iChemistry.Du er fri til å legg til så mange brukere du vil og trenger.


Når vi var ferdige med å sette opp ditt iChemistry-system, ble det sendt en velkomst-e-post til den ansvarlige personen med en lenke som fører deg direkte til en side hvor du oppretter den første brukeren.


Når brukeren er opprettet, kan du opprette flere brukere ved å gå til Innstillinger > Tillatelser > Brukere > Opprett bruker.


Relevante artikler i kunnskapsbasen:
Opprett en ny bruker

Våre standard tillatelsesgrupper

Avansert: Opprett en ny tillatelsesgruppe



SJEKKLISTE:


✅ Vi har identifisert hvilke ansvar og personer som vil være involvert i arbeidet med iChemistry.

✅ Folkene som vil jobbe med iChemistry har blitt informert om sin rolle.

✅ Den første brukeren har blitt opprettet via lenke i e-post

✅ Minst én bruker til har blitt opprettet, ved å gå til Innstillinger > Tillatelser > Brukere > Opprett bruker




2.Bygg organisasjonsdiagrammet ditt


Hvor skal man begynne

Lag et organisasjonskart som gjenspeiler de fysiske operasjonene så nært som mulig, før du begynner å fylle iChemistry med dine kjemiske produkter.


Identifiser hva du kaller de forskjellige nivåene i virksomheten din, og tegn et mockup-bilde av hvordan du kan strukturere organisasjonsdiagrammet ditt.De høyeste avdelingene bør generelt ikke inneholde noen produkter selv, men bør kun brukes for strukturen og for å kunne oppsummere produktdata på et høyt nivå senere.Å ha et godt organisert organisasjonskart gjør arbeidet ditt mye lettere!


Hvis du er et multinasjonalt selskap, vil et naturlig første nivå av underavdelinger være land, etterfulgt av muligens by/divisjon/avdeling/sted/forretningsområde, deretter de ulike administrasjonene/prosjektene eller lignende, helt ned til individuelle rom og kjemikalieskap.Hvis du opererer i ett land, kan byer/forretningsområder/ avdelinger være et godt startnivå for avdelinger.


Et eksempel:

Lag/review organisasjonsstrukturen din

Etter at du har laget en mockup av hvilken struktur du ønsker for organisasjonsdiagrammet, naviger til Innstillinger > Generelt > Avdeling og opprett din første underavdeling. For mer informasjon om hvordan du oppretter og flytter avdelinger: Håndter avdeling i organisasjonsdiagrammet


For hver avdeling kan du tildele en eller flere ansvarlige personer, noe som kan være nyttig for å holde oversikt over den daglige driften.Hvis du vil legge til det, naviger til Innstillinger > Generelt > Avdelingsinformasjon og legg til en person under Kontakter og ansvar.


Relevante artikler i kunnskapsbasen:

Håndter avdelinger i organisasjonsdiagrammet

SJEKKLISTE:

✅ Vi har laget en første skisse av strukturen for vårt organisasjonsdiagram.

✅ Vi har laget vårt organisasjonskart med underavdelinger.



3.Vareopptelling (Legg til produktene dine)


Forbered vareopptelling

Nå har du organisasjonsstrukturen din i orden og er Ready til å fylle avdelingene med produkter!


Hvis du er en stor organisasjon, anbefaler vi å identifisere enkeltpersoner som er ansvarlige for inventar i hver avdeling og sikre at alle disse enkeltpersonene er involvert fra starten av i den digitale inventarprosessen i iChemistry.


Sannsynligvis har du allerede en slags samlet dokumentasjon angående produktene du bruker, kanskje en mappe med SDB-er (sikkerhetsdatablader) eller et annet kjemikaliehåndteringssystem.Start derfra og tillegg med å gjennomføre en fysisk vareopptelling over hva du har i hyllene/i driften.


Når du gjør vareopptelling i iChemistry, er det en stor hjelp hvis du har tilgang til sikkerhetsdatabladene for dine kjemiske produkter.Du skulle ha Mottatt disse fra leverandøren din, eller de kan ofte bli funnet på leverandørens nettside.Årsaken til at det kan være nyttig for deg å ha tilgang til produktenes SDB før du legger til produktene i iChemistry, er at det gjør det lettere å finne de riktige produktene i databasen, ved å søke med det nøyaktige varenavnet og/eller artikkelnummere gitt i SDB'ene.


Legg til produktene

Nå er det på tide å legg til produktene i iChemistry!Sørg for at du er plassert i riktig avdeling ved å sjekke hvilken **avdeling** som er i fet skrift i organisasjonsdiagrammet.


Naviger til vareopptelling modul via Verktøy > Vareopptelling og klikk Legg til.


Vi anbefaler å søke ved å bruke varenavn fra SDB seksjon 1.Prøv å søke i Global products tab - på den måten kan du søke i vår globale database for SDB-er.Hvis du ikke får noen resultater på varemerket, prøv også å søke etter leverandørens artikkelnummer hvis de har ett, som du også vil finne i SDB.


Hvis verken handelsnavnet eller artikkelnummeret gir et søkeresultat, kan du anta at dette produktet ennå ikke er i databasen vår, og du kan forespørre det fra vårt SDB-team ved å klikke på Forespørsel.Hvis du gjør den aller første vareopptelling i en avdeling, av mange produkter, er det lurt å samle alle forespørsler i en liste, og du kan sende hele listen til sdb@cs-environment.com og de vil opprette alle produktene på en gang.Legg til sdb'ene i den e-posten for så mange produkter som mulig, for å unngå forvirring om hvilke kjemikalier du bruker.


Fortsett dette arbeidet for alle avdelinger hvor produkter skal legges til.Når du er ferdig, diskuter disse spørsmålene med teamet ditt:

  • Hvordan vil vårt vareopptelling opprettholdes over tid, når vi slutter å bruke produkter eller begynner å bruke nye?
  • Hvem vil være ansvarlig i de forskjellige avdelingene?
  • Hvor ofte vil vi sjekke slik at vareopptelling i iChemistry gjenspeiler vår fysiske vareopptelling?


For advice how to legg til products, see this instruction video: Video: How to legg til products to iChemistry


Relevante artikler i kunnskapsbasen:

Hvordan legge til et produkt

Hvordan kopiere eller flytte produkter i vareopptelling

Hvordan forespørre et produkt

Årlig forbruk og maks lagring

SJEKKLISTE:
✅ Vi har gjennomført en første fysisk vareopptelling.

✅ Vi har lagt til produktene i iChemistry.


Gratulerer!Nå tar Intersolia over og vil holde dine SDB-er oppdatert over tid for produktene dine!For all products new in the database, we are working on digitalizing the information fra these.Hvis du vil lære mer om vår SDB-tjeneste, les denne artikkelen i kunnskapsbasen: SDB-tjeneste .Hvis du vil følge statusen til dine SDB-er i Oversikten, f.eks.se når de er fullt digitalisert og dataene er tilgjengelige for deg, les denne artikkelen i kunnskapsbasen: Status SDB oppdatering .


4.Lag en handlingsplan


WOW!Dine produkter er nå tilgjengelige i iChemistry, og du kan begynne å bruke den verdifulle informasjonen vi får fra produktenes SDB'er!


Vi vil gjerne oppmuntre deg til å gjøre en første vurdering av kjemiske produkter og aktivitetene knyttet til dem: Har vi noen store risikoer i arbeidsmiljøet, og i så fall, hvor er de?


For å vite hvor du skal begynne å lete, har vi tre forslag til deg her nedenfor.Velg den som passer deg best.


Identifiser farer

  1. Arbeidsprosesser som et utgangspunkt
    Du kjenner virksomheten din godt, så du kan begynne med aktivitetene som du allerede vet har høy risiko.

    For example:
    - De mest utførte aktivitetene (med kjemiske produkter).
    - Prosesser som involverer bruk av svært farlige kjemikalier.
    - Prosesser som involverer store mengder kjemikalier.
    - Prosesser som involverer ekstra kilder til risiko, som støv eller varme.
    - Tidligere identifiserte farlige prosesser, spesielt hvis tidligere ulykker har skjedd.


  2. Prioriter å bruke Oversikt
    På Oversikt-siden er det en seksjon kalt Restriksjoner og forbuds lister.Du kan bruke disse listene som et utgangspunkt.(Vennligst merknad at ikke alle systemer har denne funksjonaliteten og kan i stedet bruke rapporten kalt Utvidet.)

    For eksempel, hvis du har produkter på noen av disse listene nedenfor, bør du gi ekstra oppmerksomhet til risiko vurderingen for dem:

    - REACH tillegg XIV autorisasjonsliste
    - REACH kandidatliste over SVHC (stoffer av meget høy bekymring)
    - CMR (Kreftfremkallende, Mutagen, og Reprotoxisk)

  3. Prioriteringspoeng 1-5 i vurderingsmodulen
    I vurderingsmodulen i iChemistry kan du finne en anbefalt prioritetsscore for hvert produkt, fra høyeste prioritet (1) til laveste prioritet (5).Poengsummen settes automatisk, hovedsakelig basert på fareinformasjonen fra SDB, og kan brukes som en retningslinje for hvilke produkter man skal starte med.


Relevante artikler i kunnskapsbasen:

Generelt informasjon om restriksjons og forbuds lister



SJEKKLISTE:

✅ Vi har åpnet vurderingsmodulen for å se på prioritetspunktene 1-5 for produktene våre.

✅ Vi har sett på Oversikt > Restriksjon- og forbud

✅ Vi har en plan for hvilke kjemiske produkter/risk kilder vi skal begynne å lage risikovurderinger for.


Great job!Nå har du gjort en innledende screening, og identifisert aktivitetene som kjemikaliene som anses som spesielt farlige eller utføres i stor skala.Når du føler deg Ready, anbefaler vi å starte risiko vurderingen for de!



5.Risikovurderinger



Risikovurderinger er en viktig metode for å identifisere og Håndter arbeidsplassfarer.Risikovurderinger bør alltid være knyttet til den aktivitet som utføres når man bruker kjemikalieproduktet.Det er derfor vi har valgt å kalle det aktivitet i iChemistry.


Vennligst merknad at vi har en versjon tilpasset den tyske lovgivningen kalt WPI (Arbeidsplassinstruksjoner) / BA (Betriebsanweisung). Dette er også en form for vurdering av risiko, så de generelle anbefalingene i denne veiledningen gjelder også for den funksjonen. Hvis du vil bruke WPI / BA-funksjonaliteten, kan du nå all informasjon om hvordan du bruker den via denne lenken:
Link til instruksjonsartikler om WPI / BA


Lag de første risikovurderingene

I forrige steg identifiserte du hvilke kjemiske produkter som skulle begynne vurderingen, så det første steget er å navigere til riktig avdeling og åpne vurderingsmodulen.Etter å ha valgt et produkt ved å klikke på det, har du startet din første risiko vurdering!


Gjennom trinnene i risikovurderingen finnes det veiledningsmateriale i form av spørsmålstegn og verktøytips, på steder hvor vi vet at det kan være spesielt vanskelig å vurdere hvilken informasjon som skal legges til.


Avhengig av hvilket produkt du har valgt, vil risikovurderingen utløse ulike funksjoner og advarsler.For eksempel, hvis det ikke er noen fareklassifisering for et produkt, vil iChemistry foreslå en "lett" versjon av vurderingen, mens hvis den identifiserer produktet som f.eks.karsinogen, det vil foreslå en mye mer omfattende risiko vurdering og gi deg en ekstra advarsel om å beskytte de ansatte som du må bekrefte.


Viktig! Du må signere vurderingene av risiko for at de skal være synlige i systemet. En vurdering av risiko kan signeres av den personen som er ansvarlig for arbeidsmiljø og sikkerhet, som vil trenge sin egen brukerkonto, og vurderingen av risiko og sikkerhetsarket (se nedenfor) er ikke tilgjengelig før det er signert.

Hvis du trenger hjelp

Våre EHS-konsulenter har mange års erfaring og dyp kompetanse innen kjemikaliehåndtering og risiko vurdering, så hvis du trenger hjelp med dine risiko vurderinger, vennligst ta kontakt med din kontoadministrator eller våre konsulenter direkte på consulting@intersolia.com .

Sikkerhetsark

En veldig viktig del av kjemikaliehåndtering er å kunne informere arbeiderne om kjemikaliene og deres risikoer.I henhold til loven må ansatte vite hvor de kan skaffe informasjon om kjemikaliene de bruker.Derfor trenger du opplæring for de ansatte i kombinasjon med tilgang til riktige sikkerhetsark, vi anbefaler å bruke modul Open Access som gir enkel tilgang for alle medarbeidere.Hvis du trenger hjelp til å gjennomføre en treningsøkt, er du velkommen til å kontakte våre EHS-konsulenter på consulting@intersolia.com .


Vi har to typer sikkerhetsark i iChemistry: aktivitetsbaserte og produktbaserte.Den aktivitetsbaserte skal inneholde informasjon om håndteringsinstruksjoner og er et viktig verktøy for å holde ansatte trygge i sitt arbeid med kjemikalier.Det er i risikovurderingen at du lager dine aktivitetsbaserte sikkerhetsark, i steget kalt Håndteringsinstruksjoner.


Sikkerhetsarket basert på produktet opprettes automatisk fra produktenes egenskaper og er tilgjengelig med en gang, så dette kan brukes inntil du har gjort en risikovurdering for produktet.Etter det anbefaler vi at du bruker aktivitetsbasert sikkerhetsark.Produktorientert sikkerhet kalles også "generelt sikkerhetsark".


Etter at du er ferdig med alle trinn i en risiko vurdering, inkludert signering, vil du finne dine aktivitetsbaserte sikkerhetsark fra Min liste, produktsiden (iSafe) og via en tilleggfunksjon kalt Open Access .


Relevante artikler i kunnskapsbasen:

Start en ny risiko vurdering

Ytterligere kilder til risiko

Håndteringsinstruksjoner - Overfør informasjon fra SDB

Sikkerhetsark - generelt eller aktivitetsbasert

Hva er et sikkerhetsark?

KONTROLLISTE:

✅ Vi har laget og signert våre første risikovurderinger.

✅ Vi har sett på aktivitetsbasert sikkerhetsark for et produkt med en signert vurdering.

✅ Vi har blitt enige om roller i vurderingsarbeidet: Vi vet hvem som skal utføre dem og hvem som skal signer dem i forskjellige avdelinger.


6.Samsvar – suksess!


Great job!Nå er du godt på vei i din reise mot kjemisk samsvar!Du har en komplett liste over dine kjemiske produkter i de forskjellige avdelingene, du har gjort risikovurderinger av aktivitetene som utføres med disse produktene, og du har et klart bilde av hvor farene dine er og hvem som er ansvarlig for de forskjellige delene av arbeidet med kjemikaliehåndtering.


Hvordan holde det oppe

T den vanskeligste delen er over for deg, og Intersolia vil nå holde produktene dine oppdatert over tid og veilede deg på forskjellige måter om hvordan du kan forbli i samsvar med den nyeste kjemiske lovgivningen. Imidlertid er bruken av kjemiske produkter ikke helt statisk, så vi anbefaler å samle teamet ditt igjen og sørge for at dere deler samme syn på hyppigheten av å sjekke at alt er oppdatert. Her er noen spørsmål du kan diskutere:

  • Hvordan jobber vi når ansatte ønsker å legg til/slutte å bruke et kjemisk produkt?
  • Hvor ofte vil vi sjekke at vareopptelling i iChemistry gjenspeiler den fysiske vareopptelling?
  • Hvem har ansvaret for å gjennomgå risikovurderingene i en situasjon der forutsetningene for aktiviteten endres?
  • Hvem vil holde oversikt over Funksjonen, hvor vi viser deg om det er noen restriksjoner på SDB-oppdateringen, eller elementer på to-do-listen?
  • Hvem vil sørge for at alle ansatte har riktig informasjon og håndteringsinstruksjoner?

Hvis du trenger hjelp

Føl deg fri til å kontakte våre EHS-eksperter hvis du føler at du kunne trengt hjelp fra vårt konsulentteam.

De kan hjelpe deg med å sette opp en strategi, tolke hvordan lovgivning påvirker virksomheten din, opplæring, opprettelse av sikkerhetsdatablader og mye mer innen kjemikaliehåndtering. Ta kontakt med kontoadministratoren din eller våre konsulenter direkte på consulting@intersolia.com


Hvis du har spørsmål relatert til systemet om iChemistry, vennligst kontakt kundeservice: support@intersolia.com



SJEKKLISTE:

✅ Vi vet hvordan vi vil holde vår digitale produkt vareopptelling og risikovurderinger oppdatert over tid.

✅ Vi vet hvem som er ansvarlig for å sjekke oppgavelisten i Oversikten i de forskjellige avdelingene.

Flott jobb og igjen, velkommen til iChemistry!


/Intersolia-teamet






Selv om det er gjort anstrengelser for å sikre nøyaktighet, kan denne oversettelsen ikke være helt feilfri. Vennligst vurder dette når du tolker informasjonen.


Innholdet i denne artikkelen er beskyttet av opphavsrett og kan ikke reproduseres uten tillatelse. ©

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei

Send feedback
Vi beklager at denne ikke var nyttig for deg. Hjelp oss å forbedre denne artikkelen ved å gi oss din tilbakemelding.

Related Articles