Trinn-for-steg guide for nye kunder

INNHOLDSFORTEGNELSE


Velkommen til iChemistry

Kjemikaliehåndtering inkluderer å vite hvilke kjemikalier du arbeider med, hvor du oppbevarer dem og hvordan din håndtering kan påvirke de ansatte og miljøet. Dette inkluderer alle aspekter av kjemikalier - produksjon, prosessering, behandling, pakking, lagring, transport, bruk, avhending, destruksjon, konvertering og sammenlignbare prosedyrer.



For at du skal kunne administrere dette effektivt, har organisasjonen din valgt iChemistry, et online kjemikaliestyringssystem.


Om denne veiledningen

Er du ny bruker i iChemistry? Da er denne guiden for deg! Vi vil gå gjennom de grunnleggende trinnene som trengs for å komme i gang på reisen mot kjemisk overholdelse.


Hvis du trenger hjelp

For instruksjoner om hvordan du bruker funksjonene til iChemistry, ta en titt på vår kunnskapsbase .

Skulle du trenge hjelp med iChemistry underveis, ta gjerne kontakt med vår kundeservice:

support@intersolia.com +44 161 7131719

For spørsmål eller forespørsler angående sikkerhetsdatablad : sds@cs-environment.se


Våre HMS-konsulenter bringer med seg mange års erfaring og dyp ekspertise innen kjemikaliehåndtering, så hvis du trenger hjelp, ta gjerne kontakt med våre HMS-konsulenter på consulting@intersolia.com , så kan vi skreddersy våre konsulenttjenester til dine behov.



1. Identifiser ansvar og roller



Vi anbefaler, som et første skritt, å starte med å identifisere ansvaret og rollene du har i organisasjonen din, når du jobber med kjemikaliehåndtering. Kanskje er det du alene som skal gjøre alt arbeidet, men hvis ikke, er det verdifullt å bruke et øyeblikk på å identifisere hvilke personer som vil være involvert i å gjøre arbeidet vellykket over tid.


Vi har laget denne matrisen som et eksempel, bare som inspirasjon for å komme i gang:

Ansvar / Person

Gabriel

Amina

Ralph

Lisa

Administrer beholdning (sørg for at de kjemiske produktene på stedet gjenspeiler den elektroniske beholdningen i iChemistry)

X

X

Lag risikovurderinger

X

Signer risikovurderinger

X

Overvåke restriksjons- og forbudslister, som kandidatliste, over tid

X

Hold oversikt over merknader i oversikten (røde flagg som viser at du trenger å hjelpe oss med produkt-/leverandørinformasjon)

X

Opprett og administrer brukere

X

Sørge for at de ansatte har riktig informasjon tilgjengelig for dem X



Navn kan selvfølgelig også erstattes med funksjon, f.eks HMS-leder, anleggsleder, verneombud, leder mm.


Hvis du i dette trinnet innser at du kan trenge en form for opplæring for personalet, enten i iChemistry eller med lovspørsmål, skreddersyr våre HMS-konsulenter gjerne et opplæringsarrangement for deg. Kontakt din kontoansvarlige eller consulting@intersolia.com hvis du er interessert i dette. Du kan også ta en titt på nettsiden vår for eventuelle planlagte åpne treninger: https://intersolia.com/training/

Oppsett brukere

Nå som du har identifisert ansvar og roller, har du sannsynligvis en god forståelse for hvilke mennesker som trenger unike brukere i iChemistry. Du står fritt til å legge til så mange brukere du ønsker og trenger.


Da vi var ferdige med å sette opp iChemistry-systemet ditt, ble det sendt en velkomst-e-post til ansvarlig person med en lenke som leder deg direkte til en side hvor du oppretter den første brukeren.


Når den brukeren er opprettet, oppretter du flere brukere ved å gå til Innstillinger > Tillatelser > Brukere > Opprett bruker. (Du kan imidlertid også gjøre dette trinnet etter å ha opprettet organisasjonstreet, slik at du tilordner brukeren til riktig avdeling direkte.)


Relevante artikler i kunnskapsbasen:
Opprett en ny bruker

Våre standard tillatelsesgrupper

Avansert: Opprett en ny tillatelsesgruppe




SJEKKLISTE:


– Vi har identifisert hvilke ansvarsområder og personer som vil være involvert i arbeidet i iChemistry.

– Personene som skal jobbe med iChemistry har blitt informert om sin rolle.

- Den første brukeren er opprettet via lenke i e-post

- Minst én bruker til er opprettet ved å gå til Innstillinger > Brukere > Opprett bruker





2. Bygg organisasjonstreet ditt


Hvor skal jeg starte

Lag et organisasjonstre som gjenspeiler de fysiske operasjonene så nært som mulig, før du begynner å fylle iChemistry med dine kjemiske produkter.


Identifiser hva du kaller de forskjellige nivåene i virksomheten din, og tegn et mockup-bilde av hvordan du strukturerer organisasjonstreet ditt. De høyeste avdelingene skal generelt ikke inneholde noen produkter i seg selv, men skal kun brukes til strukturen og for å kunne oppsummere produktdata på et høyt nivå senere. Å ha et godt organisert organisasjonstre gjør arbeidet ditt mye enklere!


Hvis du er et multinasjonalt selskap, vil et naturlig første nivå av underavdelinger være land, etterfulgt av eventuelt by/avdeling/avdeling/sted/forretningsområde, deretter de ulike administrasjonene/prosjektene eller lignende, helt ned til enkeltrom og kjemikalieskap. . Hvis du opererer i ett land, kan byer/forretningsområder/avdelinger være et godt startnivå for underavdelinger.


Et eksempel:

Opprett/gjennomgå organisasjonstreet ditt

Etter at du har gjort en mockup av hvilken struktur du ønsker for organisasjonstreet ditt, naviger til Innstillinger > Generelt > Organisasjon og opprette din første underavdeling. For flere instruksjoner om hvordan du oppretter og flytter avdelinger: Administrer avdeling i organisasjonstreet


For hver avdeling kan du tildele en eller flere ansvarlige personer, noe som kan være nyttig å holde styr på i den daglige driften. Hvis du vil legge til det, naviger til Innstillinger > Generelt > Avdelingsinfo og legg til en person under Kontakter og ansvar.


Relevante artikler i kunnskapsbasen:

Administrer avdelinger i organisasjonstreet


SJEKKLISTE:

– Vi har laget en første mockup av strukturen for organisasjonstreet vårt.

– Vi har laget vårt organisasjonstre med underavdelinger.

– Vi vet hvem som har ansvaret for den daglige driften i de ulike avdelingene. Hvis du vil: Legg til disse personene i Kontakter og ansvar, via Innstillinger > Generelt > Avdelingsinfo.




3. Inventar (Legg til produktene dine)


Forbered inventar

Nå har du organisasjonstreet i orden og er klar til å fylle avdelingene med produkter!


Hvis du er en stor organisasjon, anbefaler vi at du identifiserer personer som er ansvarlige for varelager i hver avdeling og sørger for at alle disse personene er involvert fra starten av den digitale inventarprosessen i iChemistry.


Mest sannsynlig har du allerede en eller annen form for samlet dokumentasjon angående produktene du bruker, kanskje en mappe med SDS'er (sikkerhetsdatablader) eller et annet kjemikaliehåndteringssystem. Start derfra og suppler med å gjennomføre en fysisk inventar over hva du har i hyllene/i driften.


Når du gjør inventaret i iChemistry, er det en stor hjelp hvis du har tilgang til sikkerhetsdatabladene for dine kjemiske produkter. Du burde ha mottatt disse fra leverandøren din, eller de er ofte å finne på leverandørens nettsider. Grunnen til at det kan være nyttig for deg å ha tilgang til produktenes sikkerhetsdatablader før du legger produktene til iChemistry, er at det gjør det lettere å finne de riktige produktene i databasen, ved å søke med nøyaktig handelsnavn og/eller artikkel nummeret som er oppgitt i sikkerhetsdatabladet.


Legg til produktene

Nå er det på tide å legge produktene til iChemistry! Sørg for at du befinner deg i riktig avdeling ved å sjekke hvilken avdeling som står med fet skrift i organisasjonstreet.


Naviger til inventarmodulen via Verktøy > Inventar og klikk Legg til.


Vi anbefaler å søke ved å bruke handelsnavnet fra SDS seksjon 1. Prøv å søke i Global products-fanen - på den måten søker du i hele vår globale database med SDS-er. Hvis du ikke får noen resultater på handelsnavnet, prøv også å søke etter leverandørens artikkelnummer hvis de har et, som du også finner i SDS.


Hvis verken handelsnavnet eller artikkelnummeret genererer et søkeresultat, kan du anta at dette produktet ennå ikke er i vår database, og du kan be om det fra vårt SDS-team ved å klikke på Forespørsel. Hvis du gjør den aller første inventeringen i en avdeling, av mange produkter, er det lurt å samle alle forespørsler i en liste og du kan sende hele listen til sds@cs-environment.com og de lager alle produktene på en gang. Legg til SDS-ene i den e-posten for så mange produkter som mulig, for å unngå forvirring om hvilke kjemikalier du bruker.


Fortsett dette arbeidet for alle avdelinger der produkter bør legges til. Når du er ferdig, diskuter disse spørsmålene med teamet ditt:

  • Hvordan vil vårt lager opprettholdes over tid, når vi slutter å bruke produkter eller begynner å bruke nye?
  • Hvem skal ha ansvaret i de ulike avdelingene?
  • Hvor ofte vil vi sjekke slik at beholdningen i iChemistry gjenspeiler vår fysiske beholdning?


For råd om hvordan du legger til produkter, se denne instruksjonsvideoen: Video: Slik legger du til produkter i iChemistry


Relevante artikler i kunnskapsbasen:

Hvordan legge til et produkt

Hvordan kopiere eller flytte produkter i inventar

Hvordan be om et produkt

Årlig forbruk og maksimal lagring


SJEKKLISTE:

– Vi har gjort en første fysisk inventering.

– Vi har lagt produktene til iChemistry.

– Vi har en plan for hvordan vi skal holde varelageret i iChemistry oppdatert over tid.



Gratulerer! Nå tar Intersolia over og vil holde SDS-ene oppdatert over tid for produktene dine! For alle produkter nye i databasen jobber vi med å digitalisere informasjonen fra disse. Hvis du vil lære mer om vår SDS-tjeneste, kan du lese denne artikkelen i kunnskapsbasen: SDS-tjeneste . Hvis du ønsker å følge statusen til SDS-ene i Oversikten, f.eks se når de er fullstendig digitalisert og dataene er tilgjengelige for deg, les denne artikkelen i Kunnskapsbasen: Status SDS-oppdatering .


4. Lag en handlingsplan


WOW! Produktene dine er nå tilgjengelige i iChemistry, og du kan begynne å bruke den verdifulle informasjonen vi får fra produktenes sikkerhetsdatablader!


Vi vil oppfordre deg til å gjøre en første screening av dine kjemiske produkter og aktiviteter knyttet til dem: Har vi noen store risikoer i arbeidsmiljøet, og i så fall hvor er de?


For å vite hvor du skal begynne å lete, har vi tre forslag til deg her nedenfor. Velg den som passer deg best.


Identifiser farer

  1. Arbeidsprosesser som utgangspunkt
    Du kjenner virksomheten din godt, så du kan starte med aktivitetene du allerede vet har høy risiko.

    For eksempel:
    - De mest utførte aktivitetene (med kjemiske produkter).
    – Prosesser som innebærer bruk av svært farlige kjemikalier.
    – Prosesser som involverer store mengder kjemikalier.
    - Prosesser som involverer ytterligere kilder til risiko, som støv eller varme.
    - Tidligere identifiserte farlige prosesser, spesielt hvis tidligere ulykker har skjedd.


  2. Prioriter ved å bruke Oversikten
    På Oversiktssiden er det en del som heter Begrensnings- og forbudslister. Du kan bruke disse listene som utgangspunkt. (Vær oppmerksom på at ikke alle systemer har denne funksjonaliteten og kan i stedet bruke rapporten kalt Utvidet.)

    Hvis du for eksempel har produkter på noen av disse listene nedenfor, bør du legge litt ekstra vekt på risikovurderingen for dem:

    - REACH Annex XIV Autorisasjonsliste
    - REACH-kandidatliste over SVHC (stoffer med svært stor bekymring)
    - CMR (kreftfremkallende, mutagene og reprotoksiske)

  3. Prioritetsscore 1-5 i risikovurderingsmodulen
    I risikovurderingsmodulen i iChemistry kan du finne en anbefalt prioritetsscore for hvert produkt, fra høyeste prioritet (1) til laveste prioritet (5). Poengsummen settes automatisk, hovedsakelig basert på fareinformasjonen fra sikkerhetsdatabladet, og kan brukes som en retningslinje for hvilke produkter man skal begynne med.


Relevante artikler i kunnskapsbasen:

Generell informasjon om restriksjons- og forbudslister




SJEKKLISTE:

– Vi har åpnet risikovurderingsmodulen for å se på prioriteringspunktene 1-5 for produktene våre.

– Vi har sett på Oversikt > Begrensning- og forbud

– Vi har en plan på hvilke kjemiske produkter/risikokilder vi skal begynne å lage risikovurderinger for.



Flott jobb! Nå har du gjort en innledende screening, og identifisert aktiviteter hvilke kjemikalier som anses som spesielt farlige eller utført i stor skala. Når du føler deg klar, anbefaler vi å starte risikovurderingen for dem!



5. Risikovurdering


Risikovurderinger er en viktig metode for å identifisere og håndtere farer på arbeidsplassen. Risikovurderinger bør alltid kobles til aktiviteten som utføres ved bruk av det kjemiske produktet. Derfor har vi valgt å kalle det aktiviteter i iChemistry.


Lag de første risikovurderingene

I forrige trinn identifiserte du hvilke kjemiske produkter du skulle starte risikovurdering, så det første trinnet er å navigere til riktig avdeling og åpne risikovurderingsmodulen. Etter å ha valgt et produkt ved å klikke på det, har du startet din første risikovurdering!


Gjennom trinnene i risikovurderingen er det veiledningsmateriell i form av spørsmålstegn og verktøytips, på steder hvor vi vet det kan være spesielt vanskelig å vurdere hvilken informasjon som skal legges til.


Avhengig av hvilket produkt du har valgt, vil risikovurderingen utløse ulike funksjoner og advarsler. For eksempel, hvis det ikke er noen fareklassifisering for et produkt, vil iChemistry foreslå en "lett" versjon av risikovurderingen, mens hvis den identifiserer produktet som f.eks. kreftfremkallende, vil det foreslå en mye mer omfattende risikovurdering og gi deg en ekstra advarsel om beskyttelse av personalet som du må bekrefte.


Viktig! Du må signere risikovurderingene for at de skal bli synlige i systemet. En risikovurdering kan signeres av den som er ansvarlig for Helse og sikkerhet, som vil ha egen brukerkonto, og risikovurderingen og dens sikkerhetsblad (se nedenfor) er ikke tilgjengelig før den er signert.

Hvis du trenger hjelp

Våre HMS-konsulenter bringer med seg mange års erfaring og dyp ekspertise innen kjemikaliehåndtering og risikovurdering, så hvis du trenger hjelp med dine risikovurderinger, kan du gjerne kontakte din kundeansvarlige eller våre konsulenter direkte på consulting@intersolia.com .

Sikkerhetsblad

En svært viktig del av kjemikaliehåndteringen er å kunne informere arbeiderne om kjemikaliene og deres risiko. Ved lov må ansatte vite hvor de kan få informasjon om kjemikaliene de bruker. Derfor anbefaler vi opplæring av personalet i kombinasjon med riktige sikkerhetsblader. Trenger du hjelp til å gjennomføre en treningsøkt, er du velkommen til å kontakte våre HMS-konsulenter på consulting@intersolia.com .


Vi har to typer sikkerhetsark innen iChemistry: aktivitetsbasert og produktbasert. Den aktivitetsbaserte skal inneholde informasjon om håndteringsinstrukser og er et viktig verktøy for å holde ansatte trygge i arbeidet med kjemikalier. Det er i risikovurderingen du lager dine aktivitetsbaserte sikkerhetsblader, i trinnet som heter Håndteringsinstruksjoner.


Det produktbaserte sikkerhetsarket lages automatisk fra produktenes egenskaper og er tilgjengelig med en gang, så dette kan brukes til du har gjort en risikovurdering for produktet. Etter det anbefaler vi at du bruker det aktivitetsbaserte sikkerhetsarket. Den produktbaserte sikkerheten kalles også «generelt sikkerhetsblad».


Etter at du er ferdig med alle trinn i en risikovurdering, inkludert signering av den, vil du finne dine aktivitetsbaserte sikkerhetsark fra Min liste, produktsiden (iSafe) og via en tilleggsfunksjon kalt Open Access .


Relevante artikler i kunnskapsbasen:

Start en ny risikovurdering

Ytterligere kilder til risiko

Håndteringsinstruksjoner - Overfør informasjon fra SDS

Sikkerhetsblad – generelt eller aktivitetsbasert

Hva er et sikkerhetsblad?


SJEKKLISTE:

– Vi har laget og signert våre første risikovurderinger.

– Vi har sett på det aktivitetsbaserte sikkerhetsbladet til et produkt med signert risikovurdering.

– Vi har blitt enige om roller i risikovurderingsarbeidet: Vi vet hvem som skal utføre dem og hvem som skal signere dem i ulike avdelinger.



6. Overholdelse – suksess!


Flott jobb! Nå er du godt på vei mot kjemisk overholdelse! Du har en fullstendig liste over dine kjemiske produkter i de ulike avdelingene, du har gjort risikovurderinger av aktivitetene som utføres med disse produktene, og du har et klart bilde av hvor dine farer er og hvem som har ansvaret for de ulike delene av arbeidet med kjemikalie. ledelse.


Hvordan holde det oppe

Den vanskeligste delen er over for deg, og Intersolia vil nå holde produktene dine oppdatert over tid og veilede deg på forskjellige måter om hvordan du kan overholde den nyeste kjemiske lovgivningen. Bruken av kjemiske produkter er imidlertid ikke helt statisk, så vi anbefaler å samle teamet ditt igjen og sørge for at du deler samme syn på hyppigheten av å sjekke at alt er oppdatert. Her er noen spørsmål du kan diskutere:

  • Hvordan jobber vi når ansatte ønsker å legge til/slutte med et eller annet kjemisk produkt?
  • Hvor ofte vil vi sjekke at beholdningen i iChemistry gjenspeiler den fysiske beholdningen?
  • Hvem har ansvaret for å gjennomgå risikovurderingene i en situasjon der forutsetningene for aktiviteten endres?
  • Hvem skal holde styr på Oversikt-funksjonen, der vi viser deg om det er noen merknader til SDS-oppdateringen, eller elementer i gjøremålslisten?
  • Hvem skal sørge for at alle ansatte har riktig informasjon og håndteringsinstruksjoner?

Hvis du trenger hjelp

Ta gjerne kontakt med våre HMS-eksperter hvis du føler at du kan bruke litt hjelp fra vårt konsulentteam.

De kan hjelpe deg med å sette opp en strategi, tolke hvordan lovgivning påvirker din virksomhet, opplæring, opprettelse av sikkerhetsdatablad og mye mer innen kjemikaliehåndtering. Kontakt din kontoansvarlige eller våre konsulenter direkte på consulting@intersolia.com


Hvis du har noen systemrelaterte spørsmål om iChemistry, vennligst kontakt kundeservice: support@intersolia.com




SJEKKLISTE:


– Vi vet hvordan vi skal holde vår digitale produktbeholdning og risikovurderinger oppdatert over tid.

– Vi vet hvem som har ansvaret for å sjekke gjøremålslisten i Oversikten i de ulike avdelingene.


Flott jobb og nok en gang velkommen til iChemistry!


/Intersolia-teamet

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei

Send feedback
Vi beklager at denne ikke var nyttig for deg. Hjelp oss å forbedre denne artikkelen ved å gi oss din tilbakemelding.