Steg-för-steg-guide för nya kunder

Innehållsförteckning




Välkommen till iChemistry

Ansvarsfull kemikaliehantering innebär att veta vilka kemikalier ni arbetar med, var ni förvarar dem och hur er hantering kan påverka personalen och miljön. Detta inkluderar alla aspekter av kemikalier - tillverkning, bearbetning, behandling, förpackning, lagring, transport, användning, bortskaffande, destruktion, omvandling och liknande procedurer.


För att ni ska kunna göra det här på ett effektivt sätt, har er organisation valt iChemistry, ett digitalt kemikaliehanteringssystem.


Om den här guiden

Är du en ny användare i iChemistry? Då är den här guiden för dig! Vi kommer att gå igenom de grundläggande stegen som behövs för att komma igång på resan mot säker och effektiv kemikaliehantering.


Om du behöver hjälp

För instruktioner om hur du använder funktionerna i iChemistry, ta gärna en titt på vår Knowledge base.


Om du behöver hjälp längs vägen, tveka inte att kontakta oss: 

Skriv till Kundtjänst via support.se@intersolia.com eller ring 035 16 20 20.

För frågor kring säkerhetsdatablad: sds.se@cs-environment.se 


Våra EHS-konsulter har många års erfarenhet inom kemikaliehantering, så om ni behöver hjälp, tveka inte att kontakta våra EHS-konsulter på consulting@intersolia.com så kan vi anpassa våra konsulttjänster efter era behov.


1. Identifiera ansvarsområden och roller



Vi rekommenderar, som första steg, att ni börjar med att identifiera de ansvarsområden och roller ni har i er organisation när det gäller kemikaliehantering. Kanske är det du själv som kommer att utföra allt arbete, men om inte, är det värdefullt att ta en stund för att identifiera vilka personer som kommer att vara involverade för att göra arbetet framgångsrikt över tid.


Vi har skapat denna matris som ett exempel, för att få igång tankarna hur ni kan dela in arbetet:

Ansvar / Person

Gabriel

Amina

Ralph

Lisa

Hantera inventeringen (d.v.s. se till att produktlistan i iChemistry speglar den fysiska inventeringen av era kemiska produkter.)

X

 

 

X

Skapa riskbedömningar

X

 

 

 

Signera riskbedömningar

 

X

 

 

Övervaka restriktions- och förbudslistor, såsom Kandidatlistan, över tid.

 

 

X

 

Hålla koll på den röda flaggan för Anmärkningar i Överblicken, som visar att ni behöver komplettera någon information till oss.

 

 

 

Skapa och hantera användare

 

X

 

 

Se till att arbetstagarna har rätt information tillgänglig för dem 

 X

 

 

...



 

Namn kan såklart också ersättas med titel, såsom EHS-ansvarig, enhetschef, säkerhetsansvarig, arbetsmiljöombud, chef o.s.v.


Om ni inser i detta steg att ni kanske behöver någon form av utbildning för personalen, antingen i iChemistry eller med lagstiftningsfrågor, kan våra EHS-konsulter skräddarsy ett utbildningsevent för er. Kontakta er kundansvarige eller skriv direkt till dem via consulting@intersolia.com om ni är intresserade av detta. Ni kan också ta en titt på vår webbplats för eventuella planerade öppna utbildningar: https://intersolia.com/sv/utbildningar/

 

 

Skapa användare

Nu när ni har identifierat ansvarsområden och roller har ni en god förståelse för vilka personer som behöver unika användare i iChemistry. Ni kan lägga till så många användare som ni vill och behöver.


När vi var klara med ert iChemistry-system skickades ett välkomstmejl ut till den ansvariga personen hos er, med en länk som leder er direkt till en sida där ni skapar den första användaren.


När den första användaren är skapad skapar ni sedan de efterföljande användarna genom att gå till Inställningar > Behörigheter > Användare > Skapa användare. (Dock kan ni vänta med detta steg, tills efter ni skapat organisationsstrukturen, så att ni tilldelar användaren rätt avdelning direkt.)


Relevanta artiklar i vår Knowledge base:

Skapa en ny användare

Våra standardgrupper för användarbehörighet

Avancerat: Skapa en ny behörighetsgrupp




CHECKLISTA:

- Vi har identifierat vilka ansvarsområden och personer som kommer att vara involverade i arbetet i iChemistry.

- De personer som kommer att arbeta med iChemistry har informerats om sin roll.

- Den första användaren har skapats via länken i e-postmeddelandet.

- Minst en användare har skapats via Inställningar > Användare > Skapa användare.



2. Bygg ert organisationsträd



Var ska man börja?

Skapa en organisationsstruktur som så mycket som möjligt återspeglar er fysiska verksamhet, innan ni börjar fylla iChemistry med era kemiska produkter.


Identifiera vad ni kallar de olika nivåerna av er verksamhet och rita en skiss av hur ni ska skapa ert s.k. organisationsträd. De högsta avdelningarna bör generellt sett inte innehålla några produkter i sig själva utan bör endast användas för strukturen och för att kunna sammanställa produktdata på en övergripande nivå senare. Att ha en välorganiserad organisationsstruktur gör ert arbete framåt mycket lättare!


Om ni är ett multinationellt företag skulle en naturlig första nivå av underavdelningar vara länder, följt av exempelvis stad/avdelning/division/plats/affärsområde, sedan olika förvaltningar/projekt eller liknande, ända ner till enskilda rum och kemikalieskåp. Om ni är verksamma i endast ett land, kan exempelvis städer/affärsområden/avdelningar vara passande som första underavdelningar i organisationsträdet.


Ett exempel:

 

Skapa/Hantera ert organisationsträd

Efter att ni har gjort en skiss av vilken struktur ni vill ha på ert organisationsträd, navigera till Inställningar > Allmänt > Organisation och skapa er första underavdelning. För mer instruktioner om hur du skapar och flyttar avdelningar: Hantera avdelningar i organisationsträdet


För varje avdelning kan ni tilldela en eller flera ansvariga personer, vilket kan vara användbart att veta i den dagliga verksamheten. Om ni vill lägga till det, navigera till Inställningar > Allmänt > Avdelningsinformation och lägg till en person under Kontakter och ansvarsområden.


Relevanta artiklar i vår Knowledge base:

Hantera avdelningar i organisationsträdet

 



CHECKLISTA:

- Vi har gjort en första skiss av strukturen för vårt organisationsträd.

- Vi har skapat vårt organisationsträd med underavdelningar.

- Vi vet vem som är ansvarig för den dagliga verksamheten i de olika avdelningarna. Om du vill: Lägg till dessa personer under Kontakter och ansvarsområden, via Inställningar > Allmänt > Avdelningsinformation.




3. Inventering (Lägg till era produkter)



Förbered inventeringen


Nu när ni har ordning på ert organisationsträd så är ni redo att fylla avdelningarna med produkter!


Om ni är en större organisation, så rekommenderar vi att ni identifierar vilka personer som kommer att ansvara för inventeringen för varje avdelning, och att dessa personer är involverade från början i den digitala inventeringsprocessen i iChemistry.


Troligtvis har ni redan någon form av dokumentation för de kemiska produkter ni använder, såsom en mapp med SDB (säkerhetsdatablad) eller kanske ett annat kemikaliehanteringssystem. Börja där för att hitta alla produkter som ska läggas in i iChemistry, och komplettera med att genomföra en fysisk inventering av vad ni har på hyllorna/i er verksamhet.


När ni genomför inventeringen är det till stor hjälp om ni har tillgång till säkerhetsdatabladen för era kemiska produkter. Ni får oftast dessa från er leverantör när ni köper produkter, eller så finns de i många fall på leverantörens hemsida.


Anledningen till att det kan hjälpa er att ha tillgång till SDB innan ni lägger in produkter, är för att ni kan vara säkra på att ni lägger in rätt produkter och det är lättare att söka efter dem genom att använda det exakta handelsnamnet/artikelnumret enligt SDB.


Lägg till produkter

Nu är det dags att lägga till produkterna i iChemistry! Se först till att du befinner dig i rätt avdelning i avdelningsträdet, genom att kolla vilken avdelning som är fetmarkerad.


Navigera till inventeringsmodulen via Verktyg > Inventering och klicka på Lägg till. 


Vi rekommenderar att ni söker genom att använda handelsnamnet från SDB avsnitt 1. Sök i Globala produkter-fliken - på det sättet söker ni i hela Intersolias databas av SDB:n. Om ni inte får några sökresultat på handelsnamnet, testa också att söka efter leverantörens artikelnummer om det finns, det återges i så fall också i avsnitt 1.


Om varken det exakta handelsnamnet eller leverantörens artikelnummer genererar någon träff i den globala databasen, kan ni anta att produkten inte finns skapad ännu, och ni kan då förfråga produkten från vår SDB-avdelning genom att klicka på Förfråga. Om ni gör er första inventering i en avdelning, för många produkter, kan det vara en god idé att samla alla förfrågningar ni vill göra och skicka hela listan till sds.se@cs-environment.com och de skapar då alla produkter på en gång. Lägg till SDB i mailet för så många produkter ni kan, för att undvika missförstånd kring vilka kemikalier ni använder.


Fortsätt det här arbetet för alla avdelningar där produkter ska läggas in. När ni är klara, rekommenderar vi att ni diskuterar dessa frågor tillsammans i ert team:


  • Hur ska den digitala inventeringen skötas över tid, när vi slutar använda en produkt, eller köper in en ny produkt?
  • Vem kommer att vara ansvarig för inventeringen i de olika avdelningarna över tid?
  • Hur ofta vill vi kontrollera så att inventeringen i iChemistry speglar den fysiska inventeringen? Vår rekommendation är generellt sex månader.


För tips hur man lägger till produkter, kan du kika på den här instruktionsvideon: Video: Hur du lägger till produkter


Relevanta artiklar i vår Knowledge base:

Hur du lägger till produkter

Hur du kopierar eller flyttar produkter

Hur du förfrågar en produkt

Årsförbrukning och maximal förvaring

 


CHECKLISTA:

- Vi har gjort en första fysisk inventering av våra produkter.

- Vi har lagt in produkterna i iChemistry.

- Vi har en plan för hur vi ska hålla den digitala inventeringen uppdaterad över tid.



Grattis! Nu tar Intersolia över en stor del och kommer att hålla era SDB:n uppdaterade över tid för era produkter! För alla produkter som är nya i databasen, jobbar vi på att digitalisera information från dessa. Om ni vill lära er mer om vår SDB-tjänst, kan du läsa den här artikeln i vår Knowledge base: Uppdatering av SDB (SDB-tjänsten). 

Om ni vill följa status på era SDB:n via Överblicken, till exempel se om information är digitaliserad and tillgänglig för er, kan ni läsa den här artikeln i Knowledge base: Status SDS-uppdatering

 

 

4. Skapa er handlingsplan



WOW! Era produkter är nu tillgängliga i iChemistry och ni kan börja använda den värdefulla informationen från era produkters SDB:n!


Vi uppmuntrar er att göra en första "screening" av era kemiska produkter och aktiviteter kopplade till dem: Har vi några stora risker i arbetsmiljön, och om så är fallet, var finns de?


För att hjälpa er att komma igång med detta, har vi tre förslag för er här nedan. Välj de som passar er bäst. 


Identifiera risker och faror

  1. Arbetsprocesser som en startpunkt
    Ni känner er verksamhet väl, så ni kan börja med att lista de aktiviteter som ni redan nu vet har hög risk.

    Till exempel:
    - De vanligast förekommande aktiviteterna (med kemiska produkter).
    - Processer som innebär användning av mycket farliga kemikalier.
    - Processer som innebär stora kvantiteter av kemikalier.
    - Processer som innebär ytterligare riskkällor, såsom damm eller värmeutveckling.
    - Tidigare identifierade farliga processer, speciellt om tidigare olyckor eller tillbud har inträffat.

  2. Prioritera via Överblicken
    På sidan Överblick, finns det ett fält som heter Restriktions- och förbudslistor. Ni kan använda dessa listor som en startpunkt. (Notera att inte alla system har denna funktionalitet och ni kan i så fall använda förteckningen som heter Utökad.

    Om ni till exempel har produkter på någon av listorna här nedan, bör ni rikta extra uppmärksamhet till substitutionsarbete och riskbedömningen för dessa:

    - REACH Bilaga XIV Tillstånd
    - REACH Kandidatlistan över SVHC (Substances of Very High Concern)
    - CMR-produkt (Intersolia) (Carcinogenic, Mutagenic, and Reprotoxic)

  3. Priovärde 1-5 i riskbedömningsmodulen
    I riskbedömningsmodulen i iChemistry hittar ni ett rekommenderat priovärde för varje produkt, från högsta prioritet (1) till lägsta prioritet (5). Poängen sätts automatiskt, huvudsakligen baserat på faroangivelser från SDB:t, och kan användas som en generell riktlinje för vilka produkter man kan börja riskbedöma.


Relevanta artiklar från vår Knowledge base:

Allmänt om restriktions- och förbudslistor 




CHECKLISTA:

- Vi har öppnat riskbedömningsmodulen för att kolla på priovärdena 1-5 för våra produkter.

- Vi har tittat på Överblick > Restriktions- och förbudslista.

- Vi har en plan för vilka produkter/riskkällor vi ska börja med att riskbedöma.


 

Bra jobbat! Nu har ni gjort en första "screening" av era produkter och aktiviteter som kan anses vara särskilt farliga och/eller utförda i stor skala. När ni känner er redo rekommenderar vi att ni börjar med riskbedömningsarbetet för dessa.




5. Riskbedömningar




Riskbedömningar är ett viktigt verktyg för att identifiera och hantera faror på arbetsplatsen. Riskbedömningar ska alltid kopplas till den aktivitet som utförs vid användning av den kemiska produkten. Därför har vi valt att kalla det aktiviteter i iChemistry.



Skapa de första riskbedömningarna


I föregående steg identifierade ni särskilt farliga kemikalier och processer i er verksamhet, så det första steget är att navigera till den avdelning där ni bestämt att påbörja riskbedömningsarbetet och öppna riskbedömningen via Verktyg > Riskbedömning. Efter att ha valt en produkt genom att klicka på den i listan har ni påbörjat er första riskbedömning!


Genom riskbedömningens alla steg finns små hjälptexter vid frågeteckensymboler, som hjälper er på ställen vi vet kan vara särskilt svåra att veta hur man kan tänka.


Beroende på vilken produkt ni har valt kommer riskbedömningen att trigga olika funktioner och varningar. Till exempel, om det inte finns någon faroangivelse för en produkt, kommer iChemistry att föreslå en "lätt" version av riskbedömningen, medan om den identifierar produkten som till exempel cancerframkallande, kommer det att föreslås en mycket mer omfattande riskbedömning och ge er en extra varning skydd för personalen som ni behöver bekräfta.


Viktigt! Ni behöver signera riskbedömningarna för att de ska synas i systemet. En riskbedömning kan signeras av den som är arbetsmiljöansvarig, som kommer att behöva ett eget användarkonto, och riskbedömningen och dess skyddsblad (se nedan) finns inte tillgängliga förrän den är signerad.


 

Om ni behöver hjälp

Våra EHS-konsulter har många års erfarenhet av kemikaliehantering och riskbedömningar, så om ni behöver stöttning i riskbedömningsarbetet är ni varmt välkomna att kontakta er kundansvarig om detta alternativt kontakta våra konsulter direkt på: consulting@intersolia.com.

 

 

Skyddsblad


En väldigt viktig del av arbetet med kemikalier, är att på ett korrekt sätt kunna informera medarbetare om kemikalierna och riskerna kopplat till dem. Enligt lag behöver medarbetarna veta var de kan få tag i information om kemikalierna de använder. Därför rekommenderar vi utbildning för personalen i kombination med tillgängliga skyddsblad. Om ni behöver hjälp med att genomföra en utbildning är ni välkomna att kontakta våra EHS-konsulter via consulting@intersolia.com.


Vi har två typer av skyddsblad i iChemistry: aktivitetsbaserade och produktbaserade. Det aktivitetsbaserade ska innehålla information om hanteringsinstruktioner och är ett viktigt verktyg för att medarbetare ska kunna arbeta tryggt och säkert. Det är i riskbedömningen som ni skapar det aktivitetsbaserade skyddsbladet, i steget som kallas Hanteringsinstruktioner.


Det produktbaserade skyddsbladet skapas automatiskt utifrån information från SDB:t och är tillgängligt direkt, så det här bladet kan användas tills ni gjort en riskbedömning för produkten. Efter det rekommenderar vi att ni använder det aktivitetsbaserade skyddsbladet. 


När ni är klara med alla steg i riskbedömningen, inklusive signering, hittar ni era aktivitetsbaserade skyddsblad i Min lista, produktsidan iSafe, samt via en tilläggsfunktion som kallas Open Access.



Relevanta artiklar från vår Knowledge base:

Påbörja en ny riskbedömning

Ytterligare riskkällor

Hanteringsinstruktioner - Överför information från SDB

Skyddsblad - generellt eller aktivitetsbaserat

Vad är ett skyddsblad?


 


CHECKLISTA:

- Vi har skapat och signerat vår första riskbedömning.

- Vi har kollat på det aktivitetsbaserade skyddsbladet för en produkt med en signerad riskbedömning.

- Vi har kommit överens om rollerna i riskbedömningsarbetet: Vi vet vem som kommer att utföra dem samt vem som kommer att signera dem i de olika avdelningarna.



6. Ansvarsfull och effektiv kemikaliehantering - check!




Bra jobbat! Nu har ni tagit stora steg för en ansvarsfull kemikaliehantering! Ni har alla era kemiska produkter i iChemistry i de olika avdelningarna, ni har gjort riskbedömningar av aktiviteterna som utförs med dessa produkter, och ni har en tydlig bild av var era risker finns och vem som är ansvarig för de olika delarna av arbetet med kemikaliehantering.


 

Hur ni håller det uppdaterat över tid

De svåraste delarna är över för er och Intersolia kommer nu att hålla era produkter (SDB) uppdaterade över tid och guida er på olika sätt hur ni kan fortsätta efterfölja lagar och regler. Dock så är inte er användning av kemiska produkter helt statisk, så vi rekommenderar att ni samlar ert team igen och ser till att ni delar samma vy kring frekvensen av att kontrollera att allting är korrekt och uppdaterat. Här är några frågor som ni kan diskutera:


  • Hur arbetar vi när anställda vill lägga till eller sluta använda en kemisk produkt?
  • Hur ofta vill vi kontrollera att inventeringen i iChemistry speglar det fysiska lagret?
  • Vem är ansvarig för att granska riskbedömningarna när förutsättningarna för verksamheten förändras?
  • Vem kommer att hålla koll på Överblicken, där det visas anmärkningar på SDB-uppdateringen och punkter i Att-göra-listan?
  • Vem kommer att säkerställa att alla anställda har tillgång till rätt information och hanteringsinstruktioner?

     

Om ni behöver hjälp

Ni är varmt välkomna att höra av er till våra EHS-experter om ni känner att ni har behov av konsulttjänster. De kan hjälpa er att sätta upp en strategi, tolka hur lagstiftning påverkar er verksamhet, utbildningar, skapande av SDB och mycket mer inom fältet kemikaliehantering. Kontakta er kundansvarige eller våra konsulter direkt via consulting@intersolia.com


Skulle ni ha några system-relaterade frågor om iChemistry, varmt välkomna att kontakta vår kundtjänst på support.se@intersolia.com.




CHECKLISTA:

- Vi vet hur vi ska hålla vår digitala produktinventering och riskbedömningar uppdaterade över tid.

- Vi vet vem som är ansvarig för att hålla koll på Överblicken i de olika avdelningarna.


 

Riktigt bra jobbat och återigen - välkommen till iChemistry!


/Intersolia-teamet

Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Synd att vi inte kunde vara till hjälp. Hjälp oss förbättra denna artikel med din feedback.