Trin-for-trin guide til nye kunder

INDHOLDSFORTEGNELSE


Velkommen til iChemistry

Kemikaliehåndtering omfatter at vide, hvilke kemikalier du arbejder med, hvor du opbevarer dem, og hvordan din håndtering kan påvirke medarbejderne og miljøet. Dette omfatter alle aspekter af kemikalier - fremstilling, forarbejdning, behandling, emballering, opbevaring, transport, brug, bortskaffelse, destruktion, omdannelse og sammenlignelige procedurer.



For at du kan administrere dette effektivt, har din organisation valgt iChemistry, et online kemikaliehåndteringssystem.


Om denne guide

Er du ny bruger i iChemistry? Så er denne guide noget for dig! Vi gennemgår de grundlæggende trin, der er nødvendige for at komme i gang på rejsen mod kemikalieoverholdelse.


Hvis du har brug for hjælp

For instruktioner om, hvordan du bruger funktionerne i iChemistry, bedes du tage et kig på vores vidensbase .

Skulle du have brug for hjælp til iChemistry undervejs, er du velkommen til at kontakte vores kundeservice:

support@intersolia.com +44 161 7131719

For spørgsmål eller anmodninger vedrørende sikkerhedsdatablade : sds@cs-environment.se


Vores EHS-konsulenter bringer mange års erfaring og dyb ekspertise inden for kemikaliehåndtering, så hvis du har brug for hjælp, er du velkommen til at kontakte vores EHS-konsulenter på consulting@intersolia.com , og vi kan skræddersy vores konsulentydelser, så de passer til dine behov.



1. Identificer ansvar og roller



Vi anbefaler, som et første skridt, at starte med at identificere det ansvar og de roller, du har i din organisation, når du arbejder med kemikaliehåndtering. Måske er det dig alene, der vil gøre alt arbejdet, men hvis ikke, er det værdifuldt at bruge et øjeblik på at identificere, hvilke personer der vil være involveret i at gøre arbejdet vellykket over tid.


Vi har lavet denne matrix som et eksempel, lige som inspiration til at komme i gang:

Ansvar / Person

Gabriel

Amina

Ralph

Lisa

Administrer beholdning (sørg for, at de kemiske produkter på stedet afspejler onlinebeholdningen i iChemistry)

x

x

Lav risikovurderinger

x

Underskriv risikovurderinger

x

Overvåg restriktions- og forbudslister, såsom kandidatliste, over tid

x

Hold styr på bemærkninger i oversigten (røde flag, der viser, at du skal hjælpe os med produkt-/leverandøroplysninger)

x

Opret og administrer brugere

x

Sørg for, at medarbejderne har de korrekte oplysninger til rådighed for dem x



Navne kan naturligvis også erstattes af funktion, f.eks EHS-chef, pladschef, sikkerhedsrepræsentant, leder mm.


Hvis du i dette trin indser, at du måske har brug for en form for uddannelse af personalet, enten i iChemistry eller med lovgivningsmæssige spørgsmål, skræddersyr vores EHS-konsulenter gerne et træningsarrangement til dig. Kontakt din account manager eller consulting@intersolia.com, hvis du er interesseret i dette. Du kan også tage et kig på vores hjemmeside for eventuelle planlagte åbne træninger: https://intersolia.com/training/

Opsætning af brugere

Nu hvor du har identificeret ansvar og roller, har du sandsynligvis en god forståelse for, hvilke mennesker der har brug for unikke brugere i iChemistry. Du kan frit tilføje så mange brugere, som du ønsker og har brug for.


Da vi var færdige med opsætningen af ​​dit iChemistry-system, blev der sendt en velkomst-e-mail til den ansvarlige med et link, der fører dig direkte til en side, hvor du opretter den første bruger.


Når denne bruger er oprettet, opretter du yderligere brugere ved at gå til Indstillinger > Tilladelser > Brugere > Opret bruger. (Du kan dog også gøre dette trin efter oprettelse af organisationstræet, så du tildeler brugeren til den rigtige afdeling direkte.)


Relevante artikler i vidensbasen:
Opret en ny bruger

Vores standard tilladelsesgrupper

Avanceret: Opret en ny tilladelsesgruppe




CHECKLISTE:


- Vi har identificeret, hvilke ansvarsområder og personer, der vil være involveret i arbejdet i iChemistry.

- De personer, der skal arbejde med iChemistry, er blevet informeret om deres rolle.

- Den første bruger er oprettet via link i e-mail

- Der er oprettet mindst én bruger mere ved at gå til Indstillinger > Brugere > Opret bruger





2. Byg dit organisationstræ


Hvor skal man begynde

Opret et organisationstræ, der afspejler den fysiske drift så tæt som muligt, før du begynder at udfylde iChemistry med dine kemiske produkter.


Identificer, hvad du kalder de forskellige niveauer af din virksomhed, og tegn et mockup-billede af, hvordan du strukturerer dit organisationstræ. De højeste afdelinger bør generelt ikke indeholde nogle produkter i sig selv, men bør kun bruges til strukturen og for senere at kunne opsummere produktdata på et højt niveau. At have et velorganiseret organisationstræ gør dit arbejde fremadrettet meget lettere!


Hvis du er en multinational virksomhed, vil et naturligt første niveau af underafdelinger være lande, efterfulgt af eventuelt by/afdeling/afdeling/sted/forretningsområde, derefter de forskellige administrationer/projekter eller lignende, helt ned til individuelle lokaler og kemikalieskabe . Hvis du opererer i ét land, kan byer/forretningsområder/afdelinger være et godt indledende niveau af underafdelinger.


Et eksempel:

Opret/gennemgå dit organisationstræ

Når du har lavet en mockup af, hvilken struktur du ønsker til dit organisationstræ, skal du navigere til Indstillinger > Generelt > Organisation og oprette din første underafdeling. For flere instruktioner om, hvordan du opretter og flytter afdelinger: Administrer afdeling i organisationstræet


For hver afdeling kan du udpege en eller flere ansvarlige personer, som kan være behjælpelige at holde styr på i den daglige drift. Hvis du vil tilføje det, skal du navigere til Indstillinger > Generelt > Afdelingsinfo og tilføje en person under Kontakter og ansvar.


Relevante artikler i vidensbasen:

Administrer afdelinger i organisationstræet


CHECKLISTE:

- Vi har lavet en første mockup af strukturen for vores organisationstræ.

- Vi har lavet vores organisationstræ med underafdelinger.

- Vi ved, hvem der har ansvaret for den daglige drift i de forskellige afdelinger. Hvis du vil: Tilføj disse personer i Kontakter og ansvarsområder via Indstillinger > Generelt > Afdelingsinfo.




3. Beholdning (Tilføj dine produkter)


Forbered inventar

Nu har du styr på dit organisationstræ og er klar til at befolke afdelingerne med produkter!


Hvis du er en stor organisation, anbefaler vi, at du identificerer de personer, der er ansvarlige for opgørelsen i hver afdeling og sikrer, at alle disse personer er involveret fra starten i den digitale opgørelsesproces i iChemistry.


Mest sandsynligt har du allerede en form for samlet dokumentation vedrørende de produkter, du bruger, måske en mappe med SDS'er (sikkerhedsdatablade) eller et andet kemikaliehåndteringssystem. Start derfra og suppler det med at lave en fysisk opgørelse over, hvad du har på hylderne/i din drift.


Når du laver opgørelsen i iChemistry, er det en stor hjælp, hvis du har adgang til SDS'erne for dine kemiske produkter. Du burde have modtaget disse fra din leverandør, eller de kan ofte findes på din leverandørs hjemmeside. Grunden til, at det kunne være en hjælp for dig at have adgang til produkternes SDS'er, før du tilføjer produkterne til iChemistry, er, at det gør det nemmere at finde de rigtige produkter i databasen, ved at søge med det nøjagtige handelsnavn og/eller artikel nummer angivet i SDS'erne.


Tilføj produkterne

Nu er det tid til at tilføje produkterne til iChemistry! Sørg for, at du er placeret i den rigtige afdeling ved at tjekke, hvilken afdeling der står med fed i organisationstræet.


Naviger til lagermodulet via Værktøjer > Lager og klik på Tilføj.


Vi anbefaler at søge ved at bruge handelsnavnet fra SDS sektion 1. Prøv at søge i Global products-fanen - på den måde søger du i hele vores globale database med SDS'er. Hvis du ikke får nogen resultater på handelsnavnet, så prøv også at søge på leverandørens varenummer, hvis de har et, som du også finder i SDS.


Hvis hverken handelsnavnet eller artikelnummeret genererer et søgeresultat, kan du antage, at dette produkt endnu ikke er i vores database, og du kan anmode om det fra vores SDS-team ved at klikke på Anmod. Hvis du laver den allerførste opgørelse i en afdeling, af mange produkter, er det en god idé at samle alle forespørgsler i en liste, og du kan sende hele listen til sds@cs-environment.com , så laver de alle produkter på enkelt gang. Tilføj SDS'erne i den e-mail for så mange produkter som muligt for at undgå forvirring om, hvilke kemikalier du bruger.


Fortsæt dette arbejde for alle afdelinger, hvor produkter skal tilføjes. Når du er færdig, diskuterer du disse spørgsmål med dit team:

  • Hvordan vil vores lager blive vedligeholdt over tid, når vi holder op med at bruge produkter eller begynder at bruge nye?
  • Hvem har ansvaret i de forskellige afdelinger?
  • Hvor ofte vil vi kontrollere, at beholdningen i iChemistry afspejler vores fysiske beholdning?


For råd om, hvordan du tilføjer produkter, se denne instruktionsvideo: Video: Sådan tilføjer du produkter til iChemistry


Relevante artikler i vidensbasen:

Sådan tilføjer du et produkt

Sådan kopierer eller flytter du produkter på lager

Sådan anmoder du om et produkt

Årligt forbrug og maksimal opbevaring


CHECKLISTE:

- Vi har lavet en første fysisk opgørelse.

- Vi har tilføjet produkterne til iChemistry.

- Vi har en plan for, hvordan vi holder lagerbeholdningen i iChemistry up-to-date over tid.



Tillykke! Nu tager Intersolia over og vil holde dine SDS'er opdateret over tid for dine produkter! For alle produkter nye i databasen arbejder vi på at digitalisere informationen fra disse. Hvis du vil lære mere om vores SDS-tjeneste, så læs denne artikel i Vidensbasen: SDS-tjeneste . Hvis du ønsker at følge status for dine SDS'er i oversigten, f.eks se, hvornår de er fuldt digitaliserede, og dataene er tilgængelige for dig, læs denne artikel i Vidensbasen: Status SDS-opdatering .


4. Lav en handlingsplan


WOW! Dine produkter er nu tilgængelige i iChemistry, og du kan begynde at bruge den værdifulde information, vi får fra dine produkters SDS'er!


Vi vil gerne opfordre dig til at lave en første screening af dine kemiske produkter og aktiviteter forbundet med dem: Har vi nogle større risici i arbejdsmiljøet, og hvor er de i så fald?


For at vide, hvor du skal begynde at lede, har vi tre forslag til dig her nedenfor. Vælg den, der passer dig bedst.


Identificer farer

  1. Arbejdsprocesser som udgangspunkt
    Du kender din virksomhed godt, så du kan starte med de aktiviteter, som du allerede ved har høj risiko.

    For eksempel:
    - De hyppigst udførte aktiviteter (med kemiske produkter).
    - Processer, der involverer brug af meget farlige kemikalier.
    - Processer, der involverer store mængder kemikalier.
    - Processer, der involverer yderligere kilder til risici, såsom støv eller varme.
    - Tidligere identificerede farlige processer, især hvis tidligere ulykker har fundet sted.


  2. Prioriter ved at bruge Oversigten
    På oversigtssiden er der et afsnit, der hedder Restriktions- og forbudslister. Du kan bruge disse lister som udgangspunkt. (Bemærk venligst, at ikke alle systemer har denne funktionalitet og i stedet kan bruge rapporten kaldet Udvidet.)

    For eksempel, hvis du har produkter på en af ​​disse lister nedenfor, bør du være ekstra opmærksom på risikovurderingen for dem:

    - REACH bilag XIV Godkendelsesliste
    - REACH kandidatliste over SVHC (stoffer med meget stor bekymring)
    - CMR (kræftfremkaldende, mutagene og reproduktionstoksiske)

  3. Prioritetsscore 1-5 i risikovurderingsmodulet
    I risikovurderingsmodulet i iChemistry kan du finde en anbefalet prioritetsscore for hvert produkt, fra højeste prioritet (1) til laveste prioritet (5). Scoren sættes automatisk, hovedsageligt baseret på fareoplysningerne fra sikkerhedsdatabladet, og kan bruges som rettesnor for, hvilke produkter man skal starte med.


Relevante artikler i vidensbasen:

Generel information om restriktions- og forbudslister




CHECKLISTE:

- Vi har åbnet risikovurderingsmodulet for at se på prioritetspunkterne 1-5 for vores produkter.

- Vi har kigget på Oversigt > Begrænsning- og forbud

- Vi har en plan om, hvilke kemiske produkter/risikokilder vi skal begynde at lave risikovurderinger for.



Godt arbejde! Nu har du lavet en indledende screening, hvor du identificerer aktiviteter, hvilke kemikalier der anses for at være særligt farlige eller udføres i stor skala. Når du føler dig klar, anbefaler vi at starte risikovurderingen for dem!



5. Risikovurderinger


Risikovurderinger er en vigtig metode til at identificere og håndtere farer på arbejdspladsen. Risikovurderinger bør altid være forbundet med den aktivitet , der udføres ved brug af det kemiske produkt. Derfor har vi valgt at kalde det aktiviteter i iChemistry.


Lav de første risikovurderinger

I det foregående trin identificerede du, hvilke kemiske produkter du skulle starte med at risikovurdere, så det første trin er at navigere til den rigtige afdeling og åbne risikovurderingsmodulet. Når du har valgt et produkt ved at klikke på det, er du gået i gang med din første risikovurdering!


Gennem hele risikovurderingens trin er der vejledningsmateriale i form af spørgsmålstegn og værktøjstip, de steder hvor vi ved, at det kan være særligt svært at vurdere, hvilken information der skal tilføjes.


Alt efter hvilket produkt du har valgt, vil risikovurderingen udløse forskellige funktioner og advarsler. For eksempel, hvis der ikke er nogen fareklassificering for et produkt, vil iChemistry foreslå en "let" version af risikovurderingen, hvorimod hvis den identificerer produktet som f.eks. kræftfremkaldende, vil det foreslå en meget mere omfattende risikovurdering og give dig en ekstra advarsel om beskyttelse af personalet, som du skal bekræfte.


Vigtig! Du skal underskrive risikovurderingerne, for at de kan ses i systemet. En risikovurdering kan underskrives af den arbejdsmiljøansvarlige, som skal bruge sin egen brugerkonto, og risikovurderingen og dens sikkerhedsblad (se nedenfor) er ikke tilgængelig, før den er underskrevet.

Hvis du har brug for hjælp

Vores EHS-konsulenter bringer mange års erfaring og dyb ekspertise inden for kemikaliehåndtering og risikovurdering, så hvis du har brug for hjælp til dine risikovurderinger, er du velkommen til at kontakte din account manager eller vores konsulenter direkte på consulting@intersolia.com .

Sikkerhedsdata

En meget vigtig del af kemikaliehåndteringen er at være i stand til korrekt at informere arbejderne om kemikalierne og deres risici. Ifølge loven skal medarbejderne vide, hvor de kan få information om de kemikalier, de bruger. Derfor anbefaler vi uddannelse af personalet i kombination med ordentlige sikkerhedsblade. Har du brug for hjælp til at gennemføre en træningssession, er du velkommen til at kontakte vores EHS-konsulenter på consulting@intersolia.com .


Vi har to typer sikkerhedsark inden for iChemistry: aktivitetsbaseret og produktbaseret. Den aktivitetsbaserede skal indeholde information om håndteringsinstruktioner og er et vigtigt redskab til at sikre medarbejderne i deres arbejde med kemikalier. Det er i risikovurderingen, du opretter dine aktivitetsbaserede sikkerhedsblade, i det trin, der hedder Håndteringsvejledning.


Det produktbaserede sikkerhedsblad oprettes automatisk ud fra produktets egenskaber og er tilgængeligt med det samme, så dette kan bruges, indtil du har lavet en risikovurdering for produktet. Derefter anbefaler vi, at du bruger det aktivitetsbaserede sikkerhedsblad. Den produktbaserede sikkerhed kaldes også "generelt sikkerhedsblad".


Når du er færdig med alle trin i en risikovurdering, inklusive underskrivelse af den, vil du finde dine aktivitetsbaserede sikkerhedsark fra Min liste, produktsiden (iSafe) og via en tilføjelsesfunktion kaldet Open Access .


Relevante artikler i vidensbasen:

Start en ny risikovurdering

Yderligere risikokilder

Håndteringsinstruktioner - Overfør oplysninger fra SDS

Sikkerhedsark - generelt eller aktivitetsbaseret

Hvad er et sikkerhedsblad?


CHECKLISTE:

- Vi har lavet og underskrevet vores første risikovurderinger.

- Vi har set på det aktivitetsbaserede sikkerhedsblad for et produkt med en underskrevet risikovurdering.

- Vi er blevet enige om roller i risikovurderingsarbejdet: Vi ved, hvem der skal udføre dem, og hvem der skal underskrive dem i forskellige afdelinger.



6. Overholdelse – succes!


Godt arbejde! Nu er du godt på vej på din rejse mod kemikalieoverholdelse! Du har en komplet liste over dine kemiske produkter i de forskellige afdelinger, du har lavet risikovurderinger af de aktiviteter, der udføres med disse produkter, og du har et klart billede af, hvor dine farer er, og hvem der har ansvaret for de forskellige dele af arbejdet med kemikalier. ledelse.


Hvordan man holder det op

Den sværeste del er overstået for dig, og Intersolia vil nu holde dine produkter opdateret over tid og guide dig på forskellige måder til, hvordan du overholder den seneste kemikalielovgivning. Brugen af ​​kemiske produkter er dog ikke helt statisk, så vi anbefaler, at du samler dit team igen og sørger for, at du deler det samme syn på hyppigheden af ​​at kontrollere, at alt er opdateret. Her er nogle spørgsmål, du kan diskutere:

  • Hvordan arbejder vi, når medarbejdere ønsker at tilføje/holde op med at bruge et eller andet kemisk produkt?
  • Hvor ofte vil vi kontrollere, at beholdningen i iChemistry afspejler den fysiske beholdning?
  • Hvem har ansvaret for at gennemgå risikovurderingerne i en situation, hvor forudsætningerne for aktiviteten ændres?
  • Hvem holder styr på Oversigtsfunktionen, hvor vi viser dig, om der er bemærkninger til SDS-opdateringen, eller punkter i huskelisten?
  • Hvem skal sikre, at alle medarbejdere har korrekt information og håndteringsinstruktioner?

Hvis du har brug for hjælp

Du er velkommen til at kontakte vores EHS-eksperter, hvis du føler, at du kunne bruge noget hjælp fra vores konsulentteam.

De kan hjælpe dig med at opstille en strategi, fortolke, hvordan lovgivningen påvirker din virksomhed, uddannelser, oprettelse af sikkerhedsdatablade og meget mere inden for kemikaliehåndtering. Kontakt din account manager eller vores konsulenter direkte på consulting@intersolia.com


Hvis du har systemrelaterede spørgsmål om iChemistry, bedes du kontakte kundeservice: support@intersolia.com




CHECKLISTE:


- Vi ved, hvordan vi vil holde vores digitale produktbeholdning og risikovurderinger opdaterede over tid.

- Vi ved, hvem der har ansvaret for at tjekke to-do-listen i Oversigten i de forskellige afdelinger.


Godt arbejde og endnu en gang velkommen til iChemistry!


/Intersolia-teamet

Did you find it helpful? Yes No

Send feedback
Beklager, at vi ikke kunne hjælpe. Hjælp os med at forbedre denne artikel med din feedback.