Guide: Exponeringsscenariomodulen

Den här artikeln har översatts med maskinöversättning.

Arbeta effektivt med exponeringsscenarier och riskbedömning i iChemistry

1. Introduktion

Exponeringsscenariomodulen i iChemistry hjälper er organisation att hantera de exponeringsscenarier som leverantörer skickar med säkerhetsdatablad för kemiska produkter. Modulen är nära kopplad till riskbedömningsmodulen, och tillsammans säkerställer de att ni på ett strukturerat sätt tar ställning till, dokumenterar och signerar beslut om hur era produkter används i förhållande till de villkor som anges i exponeringsscenarierna.

Den här guiden går igenom bakgrunden till vad ett exponeringsscenario är, vilka produkter som kräver ett sådant, hur exponeringsscenariomodulen fungerar i praktiken, hur exponeringsscenarier hanteras i riskbedömningen, hur Intersolias uppdateringstjänst fungerar, samt hur ni löser det vanliga meddelandet "Exponeringsscenario ingår i SDB".

2. Vad är ett exponeringsscenario?

Ett exponeringsscenario är ett dokument som beskriver hur en kemikalie får användas och tillverkas, så att riskerna för människors hälsa och miljön kontrolleras under hela produktens livscykel. Exponeringsscenariot utgör en del av den kemikaliesäkerhetsbedömning som görs enligt EU:s kemikalielagstiftning REACH, och är i första hand relevant för aktörer som verkar inom EU/EES samt UK.

2.1 Juridisk bakgrund

Exponeringsscenarier är obligatoriska när en tillverkare eller importör registrerar ett ämne i volymer över tio ton per år, och ämnet dessutom är klassificerat som farligt eller är ett så kallat PBT-/vPvB-ämne (persistenta, bioackumulerande och toxiska respektive mycket persistenta och mycket bioackumulerande ämnen). Det innebär att exponeringsscenarier inte finns för alla kemikalier på marknaden – bara för de ämnen som uppfyller dessa kriterier.

2.2 Format

Ett exponeringsscenario kan tillhandahållas på två sätt:

• Som ett separat, fristående dokument som bifogas eller skickas tillsammans med säkerhetsdatabladet.
• Inbakat i själva säkerhetsdatabladet, som en förlängd bilaga – då kallat ett "utökat säkerhetsdatablad" (eSDS).

För blandningar gäller motsvarande krav när blandningen är klassificerad som farlig och innehåller minst ett registrerat ämne i en halt som motsvarar en total registrerad volym över tio ton per år.

2.3 Praktisk handledning – så kontrollerar ni om er användning täcks

1. Kontrollera avsnitt 1.2 i produktens säkerhetsdatablad. Där anges vilka identifierade användningar exponeringsscenariot omfattar.
2. Jämför er faktiska hantering av produkten mot de användningar och riskreducerande åtgärder som beskrivs i exponeringsscenariot.
3. Om er användning inte täcks finns fyra huvudalternativ: kontakta leverantören för klargörande, anpassa er användning så att den täcks, byta till en leverantör vars scenario täcker användningen, eller genomföra en egen kemikaliesäkerhetsbedömning enligt REACH artikel 37.

3. Vilka produkter kräver exponeringsscenario?

Eftersom inte alla kemiska produkter omfattas av kravet på exponeringsscenario behöver organisationen först avgöra vilka produkter som är relevanta att arbeta med. Intersolia erbjuder en uppdateringstjänst (se avsnitt 5) som hjälper till att inhämta exponeringsscenarier från leverantörer, men tjänsten bör riktas mot rätt urval av produkter för att vara effektiv.

3.1 Urvalskriterier

En produkt bör normalt tas med i urvalet om den uppfyller minst ett av följande:

• Produkten innehåller endast ett ämne (en enkomponentprodukt).
• Produkten innehåller ett ämne med ett REACH- eller UK REACH-registreringsnummer.

Exponeringsscenarier kan även förekomma för blandningar med flera ämnen, men detta täcks inte av de generella urvalskriterierna ovan och kräver istället manuell granskning från fall till fall.

3.2 Lagkrav som styr urvalet

• REACH artikel 14 föreskriver att en kemikaliesäkerhetsrapport ska tas fram för ämnen som registreras i tio ton eller mer per år och registrant.
• REACH artikel 37 kräver att nedströmsanvändare identifierar och tillämpar lämpliga riskreducerande åtgärder – med undantag för ämnen som används i mindre än ett ton per år.

3.3 Rekommenderat arbetsflöde vid uppstart

1. Kontraktssignering med Intersolia för aktuell tilläggstjänst.
2. Implementering och systemkonfiguration i iChemistry.
3. Uppbyggnad av organisationsträdet (avdelningar och underavdelningar).
4. Produktinventering per avdelning.
5. Digitalisering av säkerhetsdatablad i systemet.
6. Urval av produkter enligt kriterierna ovan.
7. Tillägg av de utvalda produkterna i en dedikerad avdelning eller lista.
8. Avslutning av urvalsarbetet med en slutlig produkträkning som underlag för tjänsten.

4. Exponeringsscenariomodulen – översikt och arbetsprocess

Exponeringsscenariomodulen är en tilläggsfunktion i iChemistry som ger en samlad överblick över alla produkter med kopplade exponeringsscenarier, organiserad efter er avdelningsstruktur. Modulen är den naturliga utgångspunkten för att systematiskt arbeta igenom och dokumentera beslut om exponeringsscenarier.

4.1 Så hittar ni modulen

Navigera till Verktyg > Exponeringsscenario i iChemistry. Listan visar samtliga produkter med kopplade exponeringsscenarier, sorterade efter hur långt hanteringen har kommit.

4.2 Tre kategorier i produktlistan

• Ohanterade exponeringsscenarier – markeras med en flagga och bör prioriteras.
• Övergripande beslut om exponeringsscenarier – beslut som gäller produkten på flera avdelningar.
• Avdelningsspecifika beslut om exponeringsscenarier – beslut som endast gäller den valda avdelningen och dess underavdelningar.

4.3 Steg för steg: hantera ett beslut

1. Klicka på en produkt i listan för att öppna dess beslutssida. Här ser ni bland annat var produkten inventeras och vilka riskbedömningar som är länkade till den.
2. Kontrollera fältet "Mottaget datum", som anger när exponeringsscenariodokumentet togs emot från leverantören. Vid behov går det att bifoga ytterligare dokument.
3. Välj beslutsstatus i rullgardinsmenyn, komplettera med en kommentar som motiverar beslutet, och välj sedan att spara som utkast eller signera beslutet direkt.

4.4 Statusvärden

4.5 Beslutsomfattning: övergripande kontra avdelning

Ett övergripande beslut gäller produkten över flera avdelningar samtidigt, medan ett avdelningsspecifikt beslut endast gäller för den avdelning ni befinner er på och dess underavdelningar. Utgråade rader i listan visar beslut som är fattade på en annan avdelning men som ändå gäller för er avdelning – dessa kan vid behov anpassas lokalt för en underavdelning genom att klicka på "Anpassa".

4.6 Tips och bästa praxis

• Stå på rätt avdelning i iChemistry för att även se arkiverade beslut för den avdelningen.
• Prioritera produkter som är flaggade som ohanterade – de kräver ett aktivt ställningstagande.
• Utnyttja att länkade SDB- och riskbedömningsdokument är direkt tillgängliga från produktlistan, så ni slipper leta i flera system.
• Låt underavdelningar skapa lokala anpassningar när deras användning skiljer sig från det övergripande beslutet, istället för att skapa helt nya, orelaterade beslut.

5. Exponeringsscenario i riskbedömningen

Utöver den fristående exponeringsscenariomodulen hanteras exponeringsscenarier också direkt i riskbedömningsmodulen, i de fall en produkt med kopplat exponeringsscenario ingår i en riskbedömning. Statuskolumnen "Typ av bedömning" visar om beslutet är fattat på produktnivå ("Produkt") eller inom själva riskbedömningen.

5.1 Var i riskbedömningen sker detta?

Navigera till Verktyg > Riskbedömning > Att göra > Exponeringsscenario. När en produkt i riskbedömningen har ett kopplat exponeringsscenario visas en röd flagga i riskbedömningens slutsteg som måste hanteras innan riskbedömningen kan slutföras.

5.2 Steg för steg i riskbedömningens slutsteg

1. Bedöm om den aktuella aktiviteten/produktanvändningen omfattas av exponeringsscenariot.
2. Fatta ett beslut via rullgardinsmenyn utifrån bedömningen.
3. Lägg till en kommentar som motiverar beslutet, och bifoga eventuella utredningsdokument som stöd.
4. Bekräfta hanteringen genom att klicka på "Klar".

5.3 Tre möjliga scenarier

• Redan behandlat: en grön bock visas, och det finns möjlighet att fatta ett nytt, aktivitetsbaserat beslut om just den aktuella användningen.
• Avdelningsbeslut redan fattat: ett separat fält visas för att göra en aktivitetsspecifik compliance-bedömning utifrån det övergripande avdelningsbeslutet.
• Inget scenario kopplat: statusen blir "Eventuellt ej nödvändigt" och markeras grön.

6. Uppdateringstjänsten för exponeringsscenarier

Uppdateringstjänsten är en tilläggstjänst från Intersolia som gör det enkelt att övervaka status för era produkters exponeringsscenarier. Status visas samlat i överblicksfunktionen i iChemistry, vilket ger en snabb bild av var i processen varje produkt befinner sig.

6.1 De fyra statusgrupperna

6.2 Processens statusfaser

1. Väntestadium: produkten står i kö för uppdatering medan leverantörskontakt initieras.
2. Leverantörsrespons inväntas.
3. Genomförd: processen markeras som slutförd när uppdateringen är klar.

6.3 Möjliga utgångar när ett exponeringsscenario inhämtas

• Exponeringsscenario saknas hos leverantören.
• Leverantören anger att exponeringsscenario inte är obligatoriskt för produkten.
• En befintlig version hos er är redan den senaste.
• Exponeringsscenariot ingår i säkerhetsdatabladet (se avsnitt 7).
• Exponeringsscenariot finns som en bilaga.
• Exponeringsscenariot finns endast på ett utländskt språk.

6.4 Bra att veta

Olika språkversioner av ett exponeringsscenario räknas som separata dokument och kan därför ha olika status. Det förklarar varför antalet produkter i respektive statusgrupp ibland inte summerar som förväntat.

Organisationer kan begränsa uppdateringsbegäranden till specifika avdelningar för relevanta produkter. Denna typ av specialkonfiguration görs via Intersolias kundtjänst.

7. Vanligt problem: "Exponeringsscenario ingår i SDB"

Ett meddelande som många användare stöter på i iChemistry är "Exponeringsscenario ingår i SDB" när de klickar på en produkts exponeringsscenario. Meddelandet kan upplevas förvirrande eftersom det inte alltid är tydligt hur ärendet ska hanteras vidare.

7.1 Varför meddelandet visas

Intersolias SDB-avdelning frågar löpande leverantörer om uppdaterade säkerhetsdatablad och exponeringsscenarier. I vissa fall skickar leverantören ett separat dokument för exponeringsscenariot, men i andra fall svarar leverantören att scenariot redan är inbakat i själva säkerhetsdatabladet – vilket är precis vad meddelandet i iChemistry indikerar. Eftersom ni då bara ser ett vanligt säkerhetsdatablad utan en tydligt avgränsad exponeringsscenario-del, kan det uppfattas som att dokumentet saknas.

7.2 Rekommenderad åtgärd

1. Kontakta leverantören och begär ett separat exponeringsscenario-dokument där ert specifika arbetsmoment finns beskrivet.
2. Skicka det dokument ni får från leverantören till Intersolias SDB-avdelning på sds.se@cs-environment.com, så uppdaterar de materialet i systemet åt er.

8. Sammanfattning – rekommenderat arbetssätt

För att arbeta effektivt med exponeringsscenarier i iChemistry rekommenderas följande arbetsordning:

1. Säkerställ att ni har gjort ett korrekt produkturval enligt kriterierna i avsnitt 3, eventuellt med hjälp av Intersolias uppdateringstjänst.
2. Följ status i uppdateringstjänstens överblick för att se vilka produkter som väntar på leverantörssvar, är hanterade, eller kräver åtgärd.
3. Arbeta systematiskt igenom ohanterade exponeringsscenarier i exponeringsscenariomodulen (Verktyg > Exponeringsscenario), och fatta och signera beslut på rätt organisatorisk nivå – övergripande eller per avdelning.
4. Låt riskbedömningsmodulen fånga upp aktivitetsspecifika bedömningar när en produkt med kopplat exponeringsscenario ingår i en riskbedömning (Verktyg > Riskbedömning > Att göra > Exponeringsscenario).
5. Om meddelandet "Exponeringsscenario ingår i SDB" visas: begär ett separat dokument från leverantören och skicka det till SDB-avdelningen för uppdatering.
6. Dokumentera alltid beslut med en tydlig kommentar, så att motiveringen är spårbar för framtida uppföljning och för andra avdelningar som berörs av samma produkt.

Källor

Den här guiden är sammanställd utifrån följande artiklar i Intersolias kunskapsbas:

• Exponeringsscenariomodulen
• Överblick – uppdateringstjänst för exponeringsscenarion
• Exponeringsscenario i riskbedömningen
• Exponeringsscenario ingår i SDB
• Urval av produkter som kräver exponeringsscenario
• Vad är ett exponeringsscenario?