3. Kom i gang i systemet

Onboarding · Trinn 3 av 5

Tre trinn, i riktig rekkefølge: brukere, organisasjonsstruktur og produkter.

✓

Velkommen

✓

Forberedelser

Kom i gang

Størst risiko

Risikovurdering

Artikkel 3 av 5 · 60% av onboardingen

Nå er det på tide å ta neste steg. Bruk materialet dere har forberedt utenfor systemet, og logg inn i iChemistry, kanskje for aller første gang.

Tre trinn – og hvorfor rekkefølgen spiller en rolle

Tre ting skal på plass: brukere, organisasjonsstruktur og produkter. Rekkefølgen er ikke tilfeldig – strukturen avgjør hvor produktene havner, og uten en første bruker kommer ingen til å kunne opprette noe i det hele tatt.

Trinn 1

Opprett den første brukeren deres

Raskt, via velkomst-e-posten.

Trinn 2

Bygg eller endre organisasjonsstrukturen

Administrer avdelinger og ansvarlige i systemet.

Trinn 3

Legg inn produktene på riktige avdelinger

Går smidig hvis trinn 1 og 2 er gjort ordentlig.

Trinn 1: Opprett den første brukeren deres

Når systemet er klart, sender vi en velkomst-e-post med en lenke til siden for å opprette den første brukeren.

!Viktig

Den første brukeren blir administratoren deres og kan opprette flere brukere, bygge organisasjonsstrukturen og administrere systemet. Velg noen som kommer til å være involvert i kjemikaliearbeidet på lang sikt.

Flere brukere opprettes via Innstillinger > Tillatelser > Brukere > Opprett bruker. Den som skal signere risikovurderinger (vanligvis ansvarlig leder) trenger en egen konto.

Trinn 2: Bygg eller endre organisasjonsstrukturen deres

Administrer organisasjonsstrukturen og avdelingene deres: via Innstillinger > Generelt > Organisasjon (se også artikkelen ”Håndter avdelinger i organisasjonstreet”). Legg til ansvarlige per avdeling via Innstillinger > Generelt > Avdelingsinformasjon > Kontakter og ansvarsområder.

Trinn 3: Legg inn produktene på riktig avdeling

Sendte dere inn en Excel-fil?

Produktene er allerede lagt inn

Logg inn og kontroller at alt ligger riktig – dere kan enkelt flytte produkter hvis noe har havnet feil.

Legger dere inn produktene selv?

Søk og legg til manuelt

Marker riktig avdeling i organisasjonstreet, gå til vareopptellingsmodulen og legg til produkter én og én, eller søk i vår globale database.

Søk etter produkter via Verktøy > Vareopptelling > Legg til. Søk på handelsnavnet fra SDB-avsnitt 1, i fanen Globale produkter. Gir det ingen treff, prøv leverandørens artikkelnummer.

Hvis produktet ikke finnes i databasen: klikk på Be om, så bestiller dere det fra vår SDB-avdeling.

TTips

Har dere mange produkter å be om – samle dem i en liste og send alt til sds@cs-environment.com samlet, med så mange sikkerhetsdatablad som mulig vedlagt.

✓ Nå har dere produktene deres i systemet

Produktene ligger på riktige avdelinger, brukerne er på plass, og strukturen gjenspeiler virksomheten. Intersolia tar nå over og holder sikkerhetsdatabladene deres oppdatert løpende – følg status via Oversikten (se artikkelen ”Status SDB-oppdatering”).

Er dere en eksisterende kunde som tar tilbake arbeidet?

Finnes struktur og brukere allerede på plass, trenger dere ikke å gjøre disse trinnene på nytt:

Ny avdeling eller nytt sted → trinn 2
Nye medarbeidere → trinn 1
Nye produkter → trinn 3

Sjekkliste

Vi har opprettet den første brukeren via velkomst-e-posten
Vi har opprettet flere brukere via Innstillinger > Tillatelser > Brukere
Vi har laget en skisse av organisasjonsstrukturen vår
Vi har bygget organisasjonstreet i systemet
Vi har lagt inn produktene på riktige avdelinger (eller bekreftet at Excel-importen ligger riktig)
Vi har en plan for hvordan den digitale vareopptellingen skal holdes oppdatert over tid

Relaterte artikler

← Artikkel 2: Forberedelser utenfor systemet

Artikkel 4: Finn deres største risikoer →

iChemistry Onboarding · Intersolia