To parallelle spor – vareopptelling og rollefordeling – før dere logger inn for første gang.
✓ Velkommen | 2 Forberedelser | 3 Kom i gang | 4 Størst risiko | 5 Risikovurdering |
Artikkel 2 av 5 · 40% av onboardingen
Før dere logger inn i iChemistry for første gang, er det to ting å forberede: en produktliste med organisasjonsstruktur og en intern rollefordeling. Begge sporene kan drives parallelt av ulike personer – ingen trenger å vente på den andre eller på systemet.
Hvorfor begynne utenfor systemet?
For mange virksomheter er det vanskelig å vite hvor man skal begynne. Ved å dele opp arbeidet fra start kan dere jobbe mer effektivt. Mens kjemikaliene inventeres, kan organisasjonen forberedes med riktige roller og tillatelser. Det gir en smidig onboarding og en raskere vei til en komplett og velstrukturert kjemikalieoversikt.
Når begge sporene er klare, er dere klare for artikkel 3, hvor selve systemet konfigureres fullstendig med alle produkter og organisasjonstreet deres.
Tidslinje – to spor, samtidig
Spor A: Gjennomfør vareopptelling av deres kjemiske produkter
Uten produkter i systemet er det ikke mulig å risikovurdere – dette er grunnlaget for alt annet arbeid i iChemistry.
Hvor begynner dere? Ta utgangspunkt i det dere allerede har:
- En mappe med sikkerhetsdatablad (SDB), fra leverandør eller egen dokumentasjon
- En eksportert liste fra et annet kjemikaliehåndteringssystem
- Ingen dokumentasjon → gjennomfør en fysisk vareopptelling av lokalene
Ha gjerne sikkerhetsdatabladene tilgjengelig – det gjør det enklere å søke på eksakt handelsnavn eller leverandørens artikkelnummer når dere sender inn.
Hva trenger vi fra dere?
For at vi skal kunne matche* produktene deres mot riktig sikkerhetsdatablad, må dere sende inn informasjon om produktene som brukes i virksomheten.
*Matchingen innebærer at vi kobler hvert produkt til riktig sikkerhetsdatablad og tildeler det et unikt i-nummer for enkel identifisering i systemet.
For hvert produkt må dere oppgi:
- Fullstendig produktnavn (obligatorisk)
- Artikkelnummer fra produsent eller utgiver (obligatorisk)
- Produsentens eller utgiverens navn (obligatorisk)
- Produsent og/eller distributør
Hvis dere vet hvilken avdeling produktet tilhører, kan dere angi det i malen, så plasserer vi det riktig direkte ved importen.
- Kosmetiske produkter, for eksempel sjampo, såpe, deodorant og hårspray, trenger normalt ikke tas med.
- Produkter som ikke klassifiseres som kjemiske produkter, for eksempel svamper, børster, teip og hansker, kan også utelates.
Bygg organisasjonstreet deres
Organisasjonstreet avgjør hvor produkter, risikovurderinger og verneblad ligger i systemet. En velorganisert struktur gjør alt det videre arbeidet enklere.
Eksempel på struktur:
Spor B: Identifiser roller og ansvar
Bestem hvem som er ansvarlig for hva før dere går inn i systemet – det sparer tid i artikkel 3.
Roller som skal fordeles
- EHS-/sikkerhetsansvarlig – overordnet ansvar
- Avdelings- og enhetsledere – ansvar for egen avdeling
- Verneombud – følger med på arbeidsmiljøspørsmål, kan delta i risikovurderinger
- Vareopptellingsansvarlig per avdeling – holder produktlisten oppdatert
- Risikovurderer – oppretter risikovurderingene
- Signatar – ansvarlig leder som signerer risikovurderinger (kreves for at de skal aktiveres)
Eksempel på rollematrise (navn kan erstattes med tittel)
Eksisterende kunde som gjenopptar arbeidet?
Finnes produktlisten allerede i systemet, holder det å kontrollere at den stemmer – ingen ny vareopptelling er nødvendig. Er rollene uendret, hopp direkte til artikkel 3 (eller lenger frem, avhengig av hvor dere står). Har noe endret seg – ny avdeling, ny ansvarlig, nye produkter – følg det sporet som gjelder for dere.
Sjekkliste
- Produktliste samlet inn og sendt (eller planlagt)
- Roller identifisert
- Ansvarsfordeling klar
- Avtalt hvor ofte digital vareopptelling kontrolleres mot fysisk lager
| ← Artikkel 1: Velkommen til iChemistry | Artikkel 3: Kom i gang i systemet → |
iChemistry Onboarding · Intersolia