3. Kom i gang i systeme

Onboarding · Trin 3 af 5

Tre trin, i den rette rækkefølge: brugere, organisationsstruktur og produkter.

✓

Velkommen

✓

Forberedelser

Kom i gang

Største risici

Risikoevalueringer

Artikel 3 af 5 · 60% af onboardingen

Nu er det tid til at tage næste skridt. Brug det materiale, I har forberedt uden for systemet, og log ind i iChemistry, måske for allerførste gang.

Tre trin – og hvorfor rækkefølgen betyder noget

Tre ting skal på plads: brugere, organisationsstruktur og produkter. Rækkefølgen er ikke tilfældig – strukturen afgør, hvor produkterne havner, og uden en første bruger er der ingen, der kan oprette noget som helst.

Trin 1

Opret jeres første bruger

Hurtigt, via velkomstmailen.

Trin 2

Byg eller ændr organisationsstrukturen

Administrer afdelinger og ansvarlige i systemet.

Trin 3

Læg produkterne ind på de rette afdelinger

Går glat, hvis trin 1 og 2 er udført ordentligt.

Trin 1: Opret jeres første bruger

Når systemet er klar, sender vi en velkomstmail med et link til siden, hvor I opretter den første bruger.

!Vigtigt

Den første bruger bliver jeres admin og kan oprette flere brugere, opbygge organisationsstrukturen og administrere systemet. Vælg en person, der vil være involveret i kemikaliearbejdet på lang sigt.

Flere brugere oprettes via Indstillinger > Tilladelser > Brugere > Opret bruger. Den, der skal underskrive risikoevalueringer (som oftest den ansvarlige leder), skal have sin egen konto.

Trin 2: Byg eller ændr jeres organisationsstruktur

Administrer organisationsstrukturen og jeres afdelinger: via Indstillinger > Generelt > Organisation (se også artiklen ”Håndtering af afdelinger i organisationstræet”). Tilføj ansvarlige pr. afdeling via Indstillinger > Generelt > Afdelingsinformation > Kontakter og ansvarsområder.

Trin 3: Læg produkterne ind på den rette afdeling

Har I indsendt en Excel-fil?

Produkterne er allerede lagt ind

Log ind, og kontrollér at alt ligger rigtigt – I kan nemt flytte produkter, hvis noget er havnet forkert.

Lægger I selv produkterne ind?

Søg og tilføj manuelt

Markér den rette afdeling i organisationstræet, gå til lagerbeholdningsmodulet, og tilføj produkter ét ad gangen, eller søg i vores globale database.

Søg efter produkter via Værktøjer > Lagerbeholdning > Tilføj. Søg på handelsnavnet fra SDS-afsnit 1, under fanen Globale produkter. Giver det ingen træffer, så prøv leverandørens varenummer.

Findes produktet ikke i databasen: klik på Anmod, så bestiller I det fra vores SDS-afdeling.

TTip

Har I mange produkter, I skal anmode om – saml dem i en liste, og send det hele til sds@cs-environment.com på én gang, med så mange sikkerhedsdatablade som muligt vedhæftet.

✓ I har nu jeres produkter i systemet

Produkterne ligger på de rette afdelinger, brugerne er på plads, og strukturen afspejler virksomheden. Intersolia overtager nu og holder jeres sikkerhedsdatablade løbende opdateret – følg status via Overblikket (se artiklen ”Status SDS-opdatering”).

Er I eksisterende kunde, der genoptager arbejdet?

Findes struktur og brugere allerede på plads, behøver I ikke gøre disse trin om:

Ny afdeling eller placering → trin 2
Nye medarbejdere → trin 1
Nye produkter → trin 3

Tjekliste

Vi har oprettet den første bruger via velkomstmailen
Vi har oprettet yderligere brugere via Indstillinger > Tilladelser > Brugere
Vi har lavet en skitse af vores organisationsstruktur
Vi har opbygget organisationstræet i systemet
Vi har lagt produkterne ind på de rette afdelinger (eller bekræftet, at Excel-importen ligger rigtigt)
Vi har en plan for, hvordan den digitale lagerbeholdning skal holdes opdateret over tid

Relaterede artikler

← Artikel 2: Forberedelser uden for systemet

Artikel 4: Find jeres største risici →

iChemistry Onboarding · Intersolia