3. Kom igång i systemet

Onboarding · Steg 3 av 5

Tre steg, i rätt ordning: användare, organisationsstruktur och produkter.

✓

Välkommen

✓

Förberedelser

Kom igång

Största risker

Riskbedömningar

Artikel 3 av 5 · 60% av onboardingen

Nu är det dags att ta nästa steg. Använd det material ni har förberett utanför systemet och logga in i iChemistry, kanske för allra första gången.

Tre steg – och varför ordningen spelar roll

Tre saker ska på plats: användare, organisationsstruktur och produkter. Ordningen är inte slumpmässig – strukturen avgör var produkterna hamnar, och utan en första användare kommer ingen åt att skapa något alls.

Steg 1

Skapa er första användare

Snabbt, via välkomstmejlet.

Steg 2

Bygg eller ändra organisationsstrukturen

Hantera avdelningar och ansvariga i systemet.

Steg 3

Lägg in produkterna på rätt avdelningar

Går smidigt om steg 1 och 2 är gjorda ordentligt.

Steg 1: Skapa er första användare

När systemet är klart skickar vi ett välkomstmejl med en länk till sidan för att skapa den första användaren.

!Viktigt

Den första användaren blir er admin och kan skapa fler användare, bygga organisationsstrukturen och hantera systemet. Välj någon som kommer vara involverad i kemikaliearbetet långsiktigt.

Fler användare skapas via Inställningar > Behörigheter > Användare > Skapa användare. Den som ska signera riskbedömningar (oftast ansvarig chef) behöver ett eget konto.

Steg 2: Bygg eller ändra er organisationsstruktur

Hantera organisationsstrukturen och era avdelningar: via Inställningar > Allmänt > Organisation (se även artikeln ”Hantera avdelningar i organisationsträdet”). Lägg till ansvariga per avdelning via Inställningar > Allmänt > Avdelningsinformation > Kontakter och ansvarsområden.

Steg 3: Lägg in produkterna på rätt avdelning

Skickade ni in en Excel-fil?

Produkterna är redan inlagda

Logga in och kontrollera att allt ligger rätt – ni kan enkelt flytta produkter om något hamnat fel.

Lägger ni in produkterna själva?

Sök och lägg till manuellt

Markera rätt avdelning i organisationsträdet, gå till inventeringsmodulen och lägg till produkter en och en, eller sök i vår globala databas.

Sök efter produkter via Verktyg > Inventering > Lägg till. Sök på handelsnamnet från SDB-avsnitt 1, i fliken Globala produkter. Ger det ingen träff, prova leverantörens artikelnummer.

Om produkten inte finns i databasen: klicka på Förfråga så beställer ni den från vår SDB-avdelning.

TTips

Har ni många produkter att förfråga – samla dem i en lista och skicka allt till sds@cs-environment.com på en gång, med så många säkerhetsdatablad som möjligt bifogade.

✓ Ni har nu era produkter i systemet

Produkterna ligger på rätt avdelningar, användarna är på plats och strukturen speglar verksamheten. Intersolia tar nu över och håller era säkerhetsdatablad uppdaterade löpande – följ status via Överblicken (se artikeln ”Status SDS-uppdatering”).

Är ni befintlig kund som tar tillbaka arbetet?

Finns struktur och användare redan på plats behöver ni inte göra om dessa steg:

Ny avdelning eller plats → steg 2
Nya medarbetare → steg 1
Nya produkter → steg 3

Checklista

Vi har skapat den första användaren via välkomstmejlet
Vi har skapat ytterligare användare via Inställningar > Behörigheter > Användare
Vi har gjort en skiss av vår organisationsstruktur
Vi har byggt organisationsträdet i systemet
Vi har lagt in produkterna på rätt avdelningar (eller bekräftat att Excel-importen ligger rätt)
Vi har en plan för hur den digitala inventeringen ska hållas uppdaterad över tid

Relaterade artiklar

← Artikel 2: Förberedelser utanför systemet

Artikel 4: Hitta era största risker →

iChemistry Onboarding · Intersolia