Två parallella spår – produktinventering och rollfördelning – innan ni loggar in första gången.
✓ Välkommen | 2 Förberedelser | 3 Kom igång | 4 Största risker | 5 Riskbedömningar |
Artikel 2 av 5 · 40% av onboardingen
Innan ni loggar in i iChemistry för första gången finns två saker att förbereda: en produktlista med organisationsstruktur och en intern rollfördelning. Båda spåren kan drivas parallellt av olika personer – ingen behöver vänta på den andra eller på systemet.
Varför börja utanför systemet?
För många verksamheter är det svårt att veta var man ska börja. Genom att dela upp arbetet från start kan ni arbeta mer effektivt. Medan kemikalierna inventeras kan organisationen förberedas med rätt roller och behörigheter. Det ger en smidig onboarding och en snabbare väg till en komplett och välstrukturerad kemikalieförteckning.
När båda spåren är klara är ni redo för artikel 3, där själva systemet fullständigt konfigureras med alla produkter och ert organisationsträd.
Tidslinje – två spår, samtidigt
Spår A: Inventera era kemiska produkter
Utan produkter i systemet går det inte att riskbedöma – det här är grunden för allt annat arbete i iChemistry.
Var börjar ni? Utgå från det ni redan har:
- En mapp med säkerhetsdatablad (SDB), från leverantör eller egen dokumentation
- En exporterad lista från ett annat kemikaliehanteringssystem
- Ingen dokumentation → gör en fysisk inventering av lokalerna
Ha gärna säkerhetsdatabladen till hands – det underlättar att söka på exakt handelsnamn eller leverantörens artikelnummer när ni skickar in.
Vad behöver vi från er?
För att vi ska kunna matcha* era produkter mot rätt säkerhetsdatablad behöver ni skicka in information om de produkter som används i verksamheten.
*Matchningen innebär att vi kopplar varje produkt till rätt säkerhetsdatablad och tilldelar den ett unikt i-nummer för enkel identifiering i systemet.
För varje produkt behöver ni ange:
- Fullständigt produktnamn (obligatoriskt)
- Artikelnummer från tillverkare eller utgivare (obligatoriskt)
- Tillverkarens eller utgivarens namn (obligatoriskt)
- Tillverkare och/eller distributör
Om ni känner till vilken avdelning produkten tillhör kan ni ange det i mallen, så placerar vi den rätt direkt vid importen.
- Kosmetiska produkter, till exempel schampo, tvål, deodorant och hårspray, behöver normalt inte tas med.
- Produkter som inte klassificeras som kemiska produkter, exempelvis svampar, borstar, tejp och handskar, kan också utelämnas.
Bygg ert organisationsträd
Organisationsträdet avgör var produkter, riskbedömningar och skyddsblad lever i systemet. En välorganiserad struktur gör allt fortsatt arbete lättare.
Exempel på struktur:
Spår B: Identifiera roller och ansvar
Bestäm vem som ansvarar för vad innan ni går in i systemet – det sparar tid i artikel 3.
Roller att fördela
- EHS-/säkerhetsansvarig – övergripande ansvar
- Avdelnings- och enhetschefer – ansvar för egen avdelning
- Arbetsmiljöombud – bevakar arbetsmiljöfrågor, kan delta i riskbedömningar
- Inventeringsansvarig per avdelning – håller produktlistan aktuell
- Riskbedömare – skapar riskbedömningarna
- Signerare – ansvarig chef som signerar riskbedömningar (krävs för att de ska aktiveras)
Exempel på rollmatris (namn kan ersättas med titel)
Befintlig kund som återupptar arbetet?
Finns produktlistan redan i systemet räcker det att kontrollera att den stämmer – ingen ny inventering behövs. Är rollerna oförändrade, hoppa direkt till artikel 3 (eller längre fram beroende på var ni står). Har något förändrats – ny avdelning, ny ansvarig, nya produkter – följ det spår som gäller er.
Checklista
- Produktlista insamlad och inskickad (eller planerad)
- Roller identifierade
- Ansvarsfördelning klar
- Överenskommet hur ofta digital inventering kontrolleras mot fysiskt lager
| ← Artikel 1: Välkommen till iChemistry | Artikel 3: Kom igång i systemet → |
iChemistry Onboarding · Intersolia