Kaksi rinnakkaista polkua – tuoteinventointi ja vastuunjako – ennen ensimmäistä kirjautumista.
✓ Tervetuloa | 2 Valmistelut | 3 Aloitus | 4 Suurimmat riskit | 5 Riskiarvioinnit |
Artikkeli 2/5 · 40 % onboardingista
Ennen kuin kirjaudutte iChemistryyn ensimmäistä kertaa, kaksi asiaa kannattaa valmistella etukäteen: tuoteluettelo organisaatiorakenteineen sekä sisäinen vastuunjako. Molempia polkuja voivat viedä eteenpäin eri henkilöt rinnakkain – kumpikaan ei tarvitse odottaa toista eikä järjestelmää.
Miksi aloittaa järjestelmän ulkopuolella?
Monille organisaatioille on vaikea tietää, mistä aloittaa. Jakamalla työn heti alusta lähtien voitte työskennellä tehokkaammin. Kun kemikaaleja inventoidaan, organisaatiota voidaan samaan aikaan valmistella oikeilla rooleilla ja käyttöoikeuksilla. Tämä tekee onboardingista sujuvan ja nopeuttaa matkaa kohti täydellistä ja hyvin jäsenneltyä kemikaaliluetteloa.
Kun molemmat polut on saatettu loppuun, olette valmiita artikkeliin 3, jossa itse järjestelmä konfiguroidaan kokonaan kaikkine tuotteineen ja organisaatiopuineen.
Aikajana – kaksi polkua, samanaikaisesti
Polku A: Inventoikaa kemialliset tuotteenne
Ilman tuotteita järjestelmässä riskiarviointia ei voida tehdä – tämä on perusta kaikelle muulle työlle iChemistryssä.
Mistä aloitatte? Lähtekää liikkeelle siitä, mitä teillä jo on:
- Kansio käyttöturvallisuustiedotteita (KTT), toimittajalta saatuja tai omaa dokumentaatiota
- Toisesta kemikaalienhallintajärjestelmästä viety luettelo
- Ei dokumentaatiota → tehkää fyysinen inventointi tiloista
Pitäkää käyttöturvallisuustiedotteet käden ulottuvilla – se helpottaa tarkan kauppanimen tai toimittajan tuotenumeron etsimistä, kun lähetätte tietoja.
Mitä tarvitsemme teiltä?
Jotta voimme kohdistaa* tuotteenne oikeisiin käyttöturvallisuustiedotteisiin, tarvitsemme teiltä tiedot toiminnassa käytettävistä tuotteista.
*Kohdistamisella tarkoitetaan, että liitämme jokaisen tuotteen oikeaan käyttöturvallisuustiedotteeseen ja annamme sille yksilöllisen i-numeron, jotta se on helppo tunnistaa järjestelmässä.
Jokaisesta tuotteesta teidän tulee ilmoittaa:
- Tuotteen täydellinen nimi (pakollinen)
- Valmistajan tai julkaisijan tuotenumero (pakollinen)
- Valmistajan tai julkaisijan nimi (pakollinen)
- Valmistaja ja/tai jakelija
Jos tiedätte, mihin osastoon tuote kuuluu, voitte ilmoittaa sen mallipohjassa, niin sijoitamme sen oikein heti tuonnin yhteydessä.
- Kosmeettisia tuotteita, kuten shampoota, saippuaa, deodorantteja ja hiuskiinnettä, ei yleensä tarvitse ottaa mukaan.
- Myös tuotteet, joita ei luokitella kemiallisiksi tuotteiksi, esimerkiksi sienet, harjat, teipit ja käsineet, voidaan jättää pois.
Rakentakaa organisaatiopuunne
Organisaatiopuu määrittää, missä tuotteet, riskiarvioinnit ja turvallisuusohjeet sijaitsevat järjestelmässä. Hyvin jäsennelty rakenne helpottaa kaikkea jatkotyötä.
Esimerkki rakenteesta:
Polku B: Tunnistakaa roolit ja vastuut
Päättäkää, kuka vastaa mistäkin ennen kuin siirrytte järjestelmään – se säästää aikaa artikkelissa 3.
Jaettavat roolit
- EHS-/turvallisuusvastaava – kokonaisvastuu
- Osasto- ja yksikköpäälliköt – vastuu omasta osastosta
- Työsuojeluvaltuutettu – seuraa työympäristöasioita, voi osallistua riskiarviointeihin
- Osaston inventointivastaava – pitää tuoteluettelon ajan tasalla
- Riskiarvioija – laatii riskiarvioinnit
- Allekirjoittaja – vastuullinen esihenkilö, joka allekirjoittaa riskiarvioinnit (vaaditaan niiden aktivoimiseksi)
Esimerkki roolimatriisista (nimet voidaan korvata tehtävänimikkeillä)
Oletteko nykyinen asiakas, joka jatkaa työtä?
Jos tuoteluettelo on jo järjestelmässä, riittää että tarkistatte sen paikkansapitävyyden – uutta inventointia ei tarvita. Jos roolit ovat ennallaan, siirtykää suoraan artikkeliin 3 (tai pidemmälle riippuen tilanteestanne). Jos jotain on muuttunut – uusi osasto, uusi vastuuhenkilö, uusia tuotteita – seuratkaa teitä koskevaa polkua.
Tarkistuslista
- Tuoteluettelo koottu ja lähetetty (tai suunniteltu)
- Roolit tunnistettu
- Vastuunjako valmis
- Sovittu, kuinka usein digitaalinen inventointi tarkistetaan fyysistä varastoa vasten
| ← Artikkeli 1: Tervetuloa iChemistryyn | Artikkeli 3: Aloittaminen järjestelmässä → |
iChemistry Onboarding · Intersolia