2. Forberedelser uden for systemet

For mange virksomheder er det svært at vide, hvor man skal starte. Ved at dele arbejdet op fra start kan I arbejde mere effektivt. Mens kemikalierne registreres i lagerbeholdningen, kan organisationen forberedes med de rette roller og tilladelser. Det giver en smidig onboarding og en hurtigere vej til en komplet og velstruktureret kemikalieoversigt.

Når begge spor er færdige, er I klar til artikel 3, hvor selve systemet konfigureres fuldstændigt med alle produkter og jeres organisationstræ.

Uden produkter i systemet kan I ikke risikoevaluere – det er grundlaget for alt andet arbejde i iChemistry.

Hvor starter I? Tag udgangspunkt i det, I allerede har:

• En mappe med sikkerhedsdatablade (SDS), fra leverandøren eller jeres egen dokumentation
• En eksporteret liste fra et andet kemikaliehåndteringssystem
• Ingen dokumentation → foretag en fysisk optælling af lokalerne

Hav gerne sikkerhedsdatabladene ved hånden – det gør det lettere at søge på det præcise handelsnavn eller leverandørens varenummer, når I indsender oplysningerne.

Hvad har vi brug for fra jer?

For at vi kan matche^* jeres produkter med det korrekte sikkerhedsdatablad, skal I sende os oplysninger om de produkter, der bruges i virksomheden.

*Matchningen betyder, at vi kobler hvert produkt til det korrekte sikkerhedsdatablad og tildeler det et unikt i-nummer til nem identifikation i systemet.

For hvert produkt skal I angive:

• Fuldstændigt produktnavn (obligatorisk)
• Varenummer fra producent eller udgiver (obligatorisk)
• Producentens eller udgiverens navn (obligatorisk)
• Producent og/eller distributør

Hvis I ved, hvilken afdeling produktet hører til, kan I angive det i skabelonen, så placerer vi det korrekt med det samme ved importen.

Byg jeres organisationstræ

Organisationstræet afgør, hvor produkter, risikoevalueringer og sikkerhedsinstruktioner ligger i systemet. En velorganiseret struktur gør alt det videre arbejde lettere.

Eksempel på struktur:

Beslut, hvem der er ansvarlig for hvad, før I går i gang i systemet – det sparer tid i artikel 3.

Roller, der skal fordeles

• EHS-/sikkerhedsansvarlig – overordnet ansvar
• Afdelings- og enhedschefer – ansvar for egen afdeling
• Arbejdsmiljørepræsentant – overvåger arbejdsmiljøspørgsmål, kan deltage i risikoevalueringer
• Lagerbeholdningsansvarlig pr. afdeling – holder produktlisten opdateret
• Risikoevaluator – opretter risikoevalueringerne
• Underskriver – ansvarlig leder, der underskriver risikoevalueringer (kræves, for at de aktiveres)

Eksempel på rollematrix (navne kan erstattes med titel)

Findes produktlisten allerede i systemet, er det nok at kontrollere, at den stemmer – der skal ikke laves en ny opgørelse af lagerbeholdningen. Er rollerne uændrede, kan I springe direkte til artikel 3 (eller længere frem, afhængigt af hvor I står). Har noget ændret sig – ny afdeling, ny ansvarlig, nye produkter – følg det spor, der gælder for jer.