3. Aloittaminen järjestelmäss

Onboarding · Vaihe 3/5

Kolme vaihetta oikeassa järjestyksessä: käyttäjät, organisaatiorakenne ja tuotteet.

✓

Tervetuloa

✓

Valmistelut

Aloitus

Suurimmat riskit

Riskiarvioinnit

Artikkeli 3/5 · 60 % onboardingista

Nyt on aika ottaa seuraava askel. Käyttäkää järjestelmän ulkopuolella valmistelemaanne materiaalia ja kirjautukaa iChemistryyn, ehkä aivan ensimmäistä kertaa.

Kolme vaihetta – ja miksi järjestyksellä on väliä

Kolme asiaa täytyy saada paikoilleen: käyttäjät, organisaatiorakenne ja tuotteet. Järjestys ei ole sattumanvarainen – rakenne määrittää, minne tuotteet sijoittuvat, eikä kukaan pääse luomaan mitään ilman ensimmäistä käyttäjää.

Vaihe 1

Luokaa ensimmäinen käyttäjänne

Nopeasti, tervetuloviestin kautta.

Vaihe 2

Rakentakaa tai muokatkaa organisaatiorakennetta

Hallinnoikaa osastoja ja vastuuhenkilöitä järjestelmässä.

Vaihe 3

Lisätkää tuotteet oikeille osastoille

Sujuu jouhevasti, jos vaiheet 1 ja 2 on tehty kunnolla.

Vaihe 1: Luokaa ensimmäinen käyttäjänne

Kun järjestelmä on valmis, lähetämme tervetuloviestin, jossa on linkki sivulle, jolla luodaan ensimmäinen käyttäjä.

!Tärkeää

Ensimmäisestä käyttäjästä tulee pääkäyttäjänne (admin), joka voi luoda lisää käyttäjiä, rakentaa organisaatiorakenteen ja hallinnoida järjestelmää. Valitkaa henkilö, joka on pitkällä aikavälillä mukana kemikaalityössä.

Lisää käyttäjiä luodaan polulla Asetukset > Käyttöoikeudet > Käyttäjät > Luo käyttäjä. Riskiarviointien allekirjoittajalla (yleensä vastuullisella esihenkilöllä) tulee olla oma tili.

Vaihe 2: Rakentakaa tai muokatkaa organisaatiorakennettanne

Hallinnoikaa organisaatiorakennetta ja osastojanne: polulla Asetukset > Yleiset > Organisaatio (katso myös artikkeli ”Osastojen hallinta organisaatiopuussa”). Lisätkää osastokohtaiset vastuuhenkilöt polulla Asetukset > Yleiset > Osastotiedot > Yhteystiedot ja vastuualueet.

Vaihe 3: Lisätkää tuotteet oikealle osastolle

Lähetittekö Excel-tiedoston?

Tuotteet on jo lisätty

Kirjautukaa sisään ja tarkistakaa, että kaikki on oikein – voitte helposti siirtää tuotteita, jos jokin on mennyt väärin.

Lisäättekö tuotteet itse?

Etsikää ja lisätkää manuaalisesti

Valitkaa oikea osasto organisaatiopuusta, siirtykää inventointimoduuliin ja lisätkää tuotteet yksitellen, tai etsikää niitä globaalista tietokannastamme.

Etsikää tuotteita polulla Työkalut > Inventointi > Lisää. Hakekaa KTT:n kohdan 1 kauppanimellä Globaalit tuotteet -välilehdellä. Jos haku ei tuota tuloksia, kokeilkaa toimittajan tuotenumeroa.

Jos tuotetta ei löydy tietokannasta: klikatkaa Pyydä, niin tilaatte sen KTT-osastoltamme.

TVinkki

Jos teillä on paljon pyydettäviä tuotteita – kootkaa ne yhteen listaan ja lähettäkää kaikki kerralla osoitteeseen sds@cs-environment.com, liittäen mukaan mahdollisimman monta käyttöturvallisuustiedotetta.

✓ Tuotteenne ovat nyt järjestelmässä

Tuotteet ovat oikeilla osastoilla, käyttäjät ovat paikoillaan ja rakenne heijastaa toimintaanne. Intersolia ottaa nyt vastuun ja pitää käyttöturvallisuustiedotteenne ajan tasalla jatkuvasti – seuratkaa tilannetta Yleiskatsauksesta (katso artikkeli ”KTT-päivitysten tila”).

Oletteko nykyinen asiakas, joka ottaa työn takaisin haltuunsa?

Jos rakenne ja käyttäjät ovat jo paikoillaan, näitä vaiheita ei tarvitse tehdä uudelleen:

Uusi osasto tai toimipiste → vaihe 2
Uudet työntekijät → vaihe 1
Uudet tuotteet → vaihe 3

Tarkistuslista

Olemme luoneet ensimmäisen käyttäjän tervetuloviestin kautta
Olemme luoneet lisää käyttäjiä polulla Asetukset > Käyttöoikeudet > Käyttäjät
Olemme laatineet luonnoksen organisaatiorakenteestamme
Olemme rakentaneet organisaatiopuun järjestelmään
Olemme lisänneet tuotteet oikeille osastoille (tai varmistaneet, että Excel-tuonti on oikein)
Meillä on suunnitelma siitä, miten digitaalinen inventointi pidetään ajan tasalla pitkällä aikavälillä

Aiheeseen liittyvät artikkelit

← Artikkeli 2: Valmistelut järjestelmän ulkopuolella

Artikkeli 4: Löytäkää suurimmat riskinne →

iChemistry Onboarding · Intersolia