Zwei parallele Spuren – Produktinventur und Rollenverteilung – bevor Sie sich zum ersten Mal einloggen.
✓ Willkommen | 2 Vorbereitung | 3 Loslegen | 4 Größte Risiken | 5 Betriebsanweisung |
Artikel 2 von 5 · 40% des Onboardings
Bevor Sie sich zum ersten Mal bei iChemistry anmelden, gibt es zwei Dinge vorzubereiten: eine Produktliste mit Organisationsstruktur und eine interne Rollenverteilung. Beide Spuren können parallel von unterschiedlichen Personen bearbeitet werden – niemand muss auf die andere Spur oder auf das System warten.
Warum außerhalb des Systems beginnen?
Für viele Organisationen ist es schwer zu wissen, wo man anfangen soll. Indem Sie die Arbeit von Anfang an aufteilen, können Sie effizienter arbeiten. Während die Chemikalien inventarisiert werden, kann die Organisation mit den richtigen Rollen und Berechtigungen vorbereitet werden. Das ermöglicht ein reibungsloses Onboarding und einen schnelleren Weg zu einem vollständigen und gut strukturierten Chemikalienverzeichnis.
Sobald beide Spuren abgeschlossen sind, sind Sie bereit für Artikel 3, in dem das System vollständig mit allen Produkten und Ihrem Organisationsbaum konfiguriert wird.
Zeitplan – zwei Spuren, gleichzeitig
Spur A: Inventarisieren Sie Ihre chemischen Produkte
Ohne Produkte im System können keine Gefährdungsbeurteilungen durchgeführt werden – das ist die Grundlage für alle weitere Arbeit in iChemistry.
Wo fangen Sie an? Nutzen Sie, was Sie bereits haben:
- Ein Ordner mit Sicherheitsdatenblättern (SDB), vom Lieferanten oder aus eigener Dokumentation
- Eine exportierte Liste aus einem anderen Chemikalienmanagementsystem
- Keine Dokumentation → führen Sie eine physische Inventur der Räumlichkeiten durch
Halten Sie die Sicherheitsdatenblätter griffbereit – das erleichtert die Suche nach exaktem Handelsnamen oder der Artikelnummer des Lieferanten, wenn Sie die Angaben einreichen.
Was benötigen wir von Ihnen?
Damit wir Ihre Produkte* dem richtigen Sicherheitsdatenblatt zuordnen können, müssen Sie uns Informationen zu den in Ihrer Organisation verwendeten Produkten zusenden.
*Die Zuordnung bedeutet, dass wir jedes Produkt mit dem richtigen Sicherheitsdatenblatt verknüpfen und ihm zur einfachen Identifikation im System eine eindeutige i-Nummer zuweisen.
Für jedes Produkt müssen Sie Folgendes angeben:
- Vollständiger Produktname (erforderlich)
- Artikelnummer von Hersteller oder Herausgeber (erforderlich)
- Name des Herstellers oder Herausgebers (erforderlich)
- Hersteller und/oder Vertreiber
Wenn Sie wissen, zu welcher Abteilung ein Produkt gehört, können Sie dies in der Vorlage angeben, sodass wir es beim Import direkt richtig zuordnen.
- Kosmetische Produkte, zum Beispiel Shampoo, Seife, Deodorant und Haarspray, müssen in der Regel nicht aufgenommen werden.
- Produkte, die nicht als chemische Produkte eingestuft sind, zum Beispiel Schwämme, Bürsten, Klebeband und Handschuhe, können ebenfalls weggelassen werden.
Bauen Sie Ihren Organisationsbaum auf
Der Organisationsbaum bestimmt, wo Produkte, Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen im System angesiedelt sind. Eine gut organisierte Struktur erleichtert die gesamte weitere Arbeit.
Beispiel für eine Struktur:
Spur B: Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen
Legen Sie fest, wer wofür verantwortlich ist, bevor Sie ins System gehen – das spart Zeit in Artikel 3.
Zu verteilende Rollen
- EHS-/Sicherheitsverantwortliche(r) – Gesamtverantwortung
- Abteilungs- und Bereichsleiter – Verantwortung für die eigene Abteilung
- Arbeitsschutzbeauftragte(r) – überwacht Arbeitsschutzfragen, kann an Gefährdungsbeurteilungen mitwirken
- Inventurverantwortliche(r) pro Abteilung – hält die Produktliste aktuell
- Ersteller/in von Gefährdungsbeurteilungen – erstellt die Gefährdungsbeurteilungen
- Unterzeichner/in – verantwortliche Führungskraft, die Gefährdungsbeurteilungen unterschreibt (erforderlich, damit sie aktiviert werden)
Beispiel für eine Rollenmatrix (Namen können durch Titel ersetzt werden)
Bestandskunde, der die Arbeit wieder aufnimmt?
Ist die Produktliste bereits im System vorhanden, genügt es, sie auf Richtigkeit zu prüfen – eine neue Inventur ist nicht nötig. Sind die Rollen unverändert, springen Sie direkt zu Artikel 3 (oder weiter, je nachdem wo Sie stehen). Hat sich etwas geändert – neue Abteilung, neue(r) Verantwortliche(r), neue Produkte – folgen Sie der für Sie zutreffenden Spur.
Checkliste
- Produktliste gesammelt und eingereicht (oder geplant)
- Rollen festgelegt
- Verantwortlichkeiten verteilt
- Vereinbart, wie oft die digitale Inventur mit dem physischen Lager abgeglichen wird
| ← Artikel 1: Willkommen bei iChemistry | Artikel 3: Loslegen im System → |
iChemistry Onboarding · Intersolia